# KEP Nedir? Kayıtlı Elektronik Posta Nasıl Alınır, Ne Zaman Kullanılır ve Normal E-postadan Farkı

> KEP nedir, kayıtlı elektronik posta adresi nasıl alınır ve ihtarnamede nasıl kullanılır? E-postadan farkını ve 6 adımlık şirket düzenini öğrenin.

Kaynak: https://digitalbridge.com.tr/blog/kep-kayitli-elektronik-posta.html
Yayıncı: Digital Bridge Teknoloji (https://digitalbridge.com.tr)
Konu: Kurumsal E-posta ve Belge
Yayın: 2026-09-30 · Güncelleme: 2026-10-22

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), gönderimi ve teslimi hukuki delil niteliğinde kayıt altına alınan, elektronik postanın nitelikli bir şeklidir. Türk Ticaret Kanunu'nun (TTK) 1525'inci maddesine dayanır ve yalnızca Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu'nun (BTK) yetkilendirdiği sağlayıcılardan alınır. Şirketler KEP'i ihtar, fesih bildirimi ve kamu kurumlarıyla resmî yazışma gibi ispatı gereken gönderimlerde kullanır.

## Kısaca

- KEP'te gönderen, alıcı, gönderim ve teslim anı yetkili sağlayıcı tarafından kaydedilir; bu kayıt uyuşmazlıkta delil olarak kullanılabilir.
- TTK 18'inci maddeye göre tacirler arası temerrüt, fesih ve sözleşmeden dönme ihbarları güvenli e-imzayla KEP üzerinden yapılabilir.
- BTK verilerine göre Mart 2026 sonunda Türkiye'de 4,14 milyon KEP hesabı vardı; 854 bini tüzel kişilere aitti.
- KEP yalnızca KEP adresleriyle yazışır; teklif, sipariş ve iç yazışma kurumsal e-postada kalmalıdır.
- KEP'in şirkette işe yaraması için gelen kutusu sorumlusu, gönderim öncesi onay ve evrak arşivine kayıt şarttır.

## KEP nedir ve şirketler neden ihtiyaç duyar?

Sıradan bir e-postada karşı tarafın maili aldığını ya da ne zaman aldığını kanıtlamak zordur. "Mail bize hiç ulaşmadı" itirazı, özellikle sözleşme feshi veya temerrüt bildirimi gibi süreye bağlı işlerde ciddi bir hukuki risktir. Noter ve iadeli taahhütlü mektup bu sorunu çözer, ancak zaman ve kâğıt maliyeti getirir.

[KEP](https://digitalbridge.com.tr/sozluk.html#kep), noter ve taahhütlü mektubun çözdüğü ispat sorununu dijital olarak çözer. Gönderen, alıcı, gönderim ve teslim anı sağlayıcı tarafından kayıt altına alınır ve uyuşmazlık hâlinde delil olarak kullanılabilir. Türk Ticaret Kanunu'nun 18'inci maddesi de tacirler arasında temerrüde düşürme, fesih ve sözleşmeden dönme ihbarlarının noter, taahhütlü mektup ve telgrafın yanında güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemiyle yapılabileceğini düzenler.

Pratikte KEP adresine ihtiyaç duyan ekipler bellidir: hukuk, muhasebe, satın alma ve kamu ihalelerine giren birimler. Mali müşavirlik bürolarında bu yazışmalar müşteri adına da yürüdüğü için ayrıca düzen gerekir; bunu [mali müşavirlik belge yönetimi](https://digitalbridge.com.tr/blog/mali-musavirlik-belge-yonetimi.html) yazısında ele aldık.

## Türkiye'de KEP ne kadar yaygın? (2026 verileri)

KEP artık niş bir araç değil. BTK'nın pazar verileri, hesapların hem gerçek hem tüzel kişiler arasında yaygınlaştığını ve toplamın artmaya devam ettiğini gösteriyor:

> BTK verilerine göre Mart 2026 sonunda Türkiye'de oluşturulan KEP hesabı sayısı **4,14 milyona** ulaştı; bunların 3,28 milyonu gerçek kişilere, 854 bini tüzel kişilere (26 bini kamu kurumlarına) ait. Hesap sayısı 2026'nın ilk çeyreğinde bir önceki çeyreğe göre %5,8 arttı. ([BTK Üç Aylık Pazar Verileri Raporu, 2026 1. Çeyrek](https://www.btk.gov.tr/s3/web-btk-site/7708c26c-5161-4919-8b3d-daa31d4ac8fb/2026/08/0b817999-9118-4725-a222-49a08dc8e4c0.pdf))

Aynı rapora göre 2026'nın ilk çeyreği itibarıyla yetkilendirilmiş 9 KEP hizmet sağlayıcısından 7'si faal. KEP'in hukuki gücü büyük ölçüde elektronik imzaya dayanır; [BTK raporuna](https://www.btk.gov.tr/s3/web-btk-site/7708c26c-5161-4919-8b3d-daa31d4ac8fb/2026/08/0b817999-9118-4725-a222-49a08dc8e4c0.pdf) göre Mart 2026 sonunda aktif nitelikli elektronik sertifika (e-imza ve mobil imza) sayısı 3,02 milyon.

KEP'e mevzuatta da açıkça yer veriliyor. Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun [Standart Sözleşme Bildirim Modülü duyurusuna](https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/8043/Standart-Sozlesme-Bildirim-Modulu-Hakkinda-Kamuoyu-Duyurusu) göre yurt dışına aktarımda kullanılan standart sözleşmeler imzadan itibaren beş iş günü içinde bildirilmeli; bildirim fiziki olarak, KEP ile ya da çevrim içi modül üzerinden yapılabiliyor. Kurul'un [2018/10 sayılı kararı](https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/4110/2018-10) ise özel nitelikli kişisel verilerin e-postayla aktarılması gerekiyorsa şifreli kurumsal e-posta ya da KEP hesabı kullanılmasını istiyor.

## KEP ile normal e-posta arasındaki fark nedir?

KEP, kurumsal e-postanın yerine geçmez; ikisi farklı işleri yapar. Aşağıdaki tablo KEP ile kurumsal e-posta arasındaki farkı altı başlıkta özetliyor:

| Özellik | Kurumsal e-posta | KEP |
|---|---|---|
| Hukuki delil | Tartışmaya açık, ayrıca ispat gerekir | Gönderim ve teslim kaydı delil niteliğinde |
| Kimden alınır | Herhangi bir e-posta sağlayıcısı | Yalnızca BTK yetkili KEP sağlayıcısı |
| Kime gönderilir | Tüm e-posta adreslerine | Yalnızca KEP adreslerine |
| İmza | Gerekmez | Hukuki sonuç doğuracak ihbarda güvenli e-imza |
| Günlük hacim | Yüksek; teklif, sipariş, iç yazışma | Düşük; ihtar, fesih, resmî yazı |
| Adres biçimi | ad@firmaniz.com.tr | Sağlayıcıya özgü KEP alan adı |

KEP ile e-posta arasındaki farktan çıkan pratik kural şudur: günlük yazışma kurumsal e-postada, ispatı gereken az sayıdaki gönderim KEP'te yürür. Günlük kanalın doğru kurulması için [kurumsal e-posta nasıl seçilir](https://digitalbridge.com.tr/blog/kurumsal-e-posta-nasil-secilir.html) rehberine, gizlilik ihtiyacı için [e-posta şifreleme](https://digitalbridge.com.tr/blog/e-posta-sifreleme.html) yazısına bakabilirsiniz.

Karıştırılan bir konu daha var: resmî tebligat için kullanılan Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS), KEP'ten ayrı bir sistemdir. Bir kamu kurumunun size hangi kanaldan tebligat yapacağını ilgili mevzuat belirler; iki adresi de düzenli kontrol etmek gerekir.

## Şirket KEP hesabı nasıl alınır ve kullanılır? 6 adım

1. **KEP hesabını alın.** BTK'nın yetkilendirdiği sağlayıcılardan birine başvurun; şirket hesabı için genellikle yetkili kişinin kimliği ve şirketi temsile ilişkin belgeler (imza sirküleri gibi) istenir.
2. **E-imzayı hazırlayın.** KEP ile ihtar ya da fesih gönderecek yetkililerin geçerli bir elektronik imzası veya mobil imzası olmalı. Sertifikanın süresinin dolması, en kritik günde gönderimi engelleyebilir.
3. **Kimin göndereceğini ve kimin okuyacağını belirleyin.** KEP kutusu tek bir kişinin masasında unutulmamalı. Gelen iletileri hangi rolün hangi sıklıkla kontrol edeceğini yazılı hâle getirin.
4. **Gönderim öncesi iç onayı kurun.** Bir ihtarname geri alınamaz. Metnin hukuk ve ilgili birim yöneticisi tarafından onaylanmadan gönderilmemesi, [e-posta onay akışı](https://digitalbridge.com.tr/blog/e-posta-onay-akisi.html) mantığının KEP'e uyarlanmış hâlidir.
5. **Gelen ve giden her KEP'i evrak kaydına alın.** İleti, ekleri ve delil kayıtları, [elektronik belge yönetim sistemi (EBYS)](https://digitalbridge.com.tr/sozluk.html#ebys) içinde evrak numarası, ilgili sözleşme ve dosya ile ilişkilendirilerek saklanmalı. Kâğıt evrak kaydından dijitale geçişi [EBYS ve kâğıtsız ofis](https://digitalbridge.com.tr/blog/ebys-kagitsiz-ofis.html) yazısında anlattık.
6. **Saklama süresini politikaya bağlayın.** KEP iletileri ticari defter ve sözleşme belgeleriyle aynı saklama mantığına tabi olabilir. Süreleri [saklama ve imha politikanızda](https://digitalbridge.com.tr/blog/saklama-imha-politikasi.html) belirleyin.

### KEP adresini nerede paylaşmalısınız?

KEP'in işe yaraması için muhataplarınızın adresinizi bilmesi gerekir. Şirketin KEP adresini sözleşmelerin tebligat maddesine, teklif ve sipariş şablonlarına ve tedarikçi kayıt formlarına yazın; karşı tarafın KEP adresini de aynı yerlerde isteyin. Böylece ihtiyaç anında adres aramakla vakit kaybetmezsiniz.

### KEP'te sık yapılan üç hata nelerdir?

Şirketlerin KEP kullanımında en sık yapılan hatalar üçtür. Birincisi, KEP kutusunu yalnızca gönderim için açıp gelen iletileri kontrol etmemektir; karşı tarafın ihtarı fark edilmeden süreler işler. İkincisi, KEP ile gönderilen belgenin son hâlini ayrıca saklamamak ve aylar sonra "hangi sürümü göndermiştik?" sorusuna cevap verememektir. Üçüncüsü, e-imza sahibi tek yetkili ayrıldığında gönderim yapacak kimsenin kalmamasıdır; bu yüzden en az iki yetkilinin geçerli e-imzası olmalıdır.

## Digital Bridge'de KEP düzenini nasıl kuruyoruz?

Digital Bridge bir KEP hizmet sağlayıcısı değildir; KEP hesabınızı yetkili sağlayıcıdan alırsınız. Bizim işimiz, KEP'in şirket içindeki evrak, onay ve arşiv düzenine oturmasıdır:

- **Keşif.** Hangi birimin hangi tür resmî yazışmayı yaptığını, KEP kutusunu kimin izlediğini ve gönderilen belgelerin nerede saklandığını çıkarıyoruz.
- **Evrak ve arşiv tasarımı.** [EBYS ve doküman yönetimi](https://digitalbridge.com.tr/yazilim-cozumleri/ebys-dokuman-yonetimi.html) çözümüyle gelen ve giden yazıların numaralandırılmasını, onay adımlarını ve ilgili dosyayla ilişkilendirilmesini tasarlıyoruz. Kâğıttan gelen eski yazışmaları [doküman OCR](https://digitalbridge.com.tr/teknoloji-donanim/dokuman-ocr.html) ile aranabilir hâle getiriyoruz.
- **Entegrasyon.** Sağlayıcınızın sunduğu entegrasyon imkânları ölçüsünde KEP kayıtlarını evrak sisteminize aktaran bağlantıyı [API entegrasyon](https://digitalbridge.com.tr/yazilim-cozumleri/api-entegrasyon.html) hizmetimizle kuruyoruz; bu tür bağlantıların nasıl çalıştığını [API entegrasyonu nedir](https://digitalbridge.com.tr/blog/api-entegrasyonu-nedir.html) yazısında anlattık.
- **Uyum.** KEP ile gönderilen kişisel veri içeren belgelerin saklama ve erişim kurallarını [KVKK uyum danışmanlığı](https://digitalbridge.com.tr/danismanlik/kvkk-uyum-danismanligi.html) kapsamında netleştiriyoruz.

## Smart360 ile KEP öncesi ve sonrası iş akışı

KEP gönderimi, KEP hizmet sağlayıcısının sisteminden yapılır; ancak o yazının öncesi ve sonrası çoğu zaman kurumsal e-posta ve dosya alanında geçer. Digital Bridge'in [Smart360](https://digitalbridge.com.tr/smart360.html) ailesi bu kısmı düzenler. [SmartMail kurumsal e-posta](https://digitalbridge.com.tr/smart360/smartmail.html) gelen mailleri yapay zeka ile içerik türüne göre sınıflandırır ve "resmî" yazışmaları diğerlerinden ayırır; kurum adına çıkacak bir mail, gönderilmeden önce bir veya birden çok kişinin onayına sunulabilir ve her adım tarih-saatle kaydedilir.

[SmartFiles kurumsal dosya yönetiminde](https://digitalbridge.com.tr/smart360/smartfiles.html) KEP ile gönderilen ihtarnamenin son hâli, delil çıktısı ve ilgili sözleşme aynı depo alanında tutulup birbiriyle ilişkilendirilebilir. Aynı adla yüklenen her dosya yeni sürüm olarak saklandığı için "hangi metni göndermiştik?" sorusunun cevabı sürüm geçmişindedir. Dosya notları ve görev atamayla, gelen bir KEP'e cevap verme işi sorumlusuna atanır.

Resmî yazışmanın yoğun olduğu kamu kurumlarında KEP, belge ve başvuru akışının bir parçası olarak planlanmalıdır; belediyeler için bu çerçeveyi [belediye dijital dönüşüm](https://digitalbridge.com.tr/blog/belediye-dijital-donusum.html) yazımızda ele aldık.

## Sonraki adım

İlk adım olarak şirketinizin KEP adresini, kutuyu kimin kontrol ettiğini ve son bir yılda KEP ile gönderilen belgelerin nerede durduğunu listeleyin. Ardından [iletişim sayfamızdan](https://digitalbridge.com.tr/iletisim.html) bize ulaşın; resmî yazışma akışınızı birlikte haritalayalım.

KEP'e komşu konular için [Kurumsal E-posta ve Belge rehberlerine](https://digitalbridge.com.tr/blog/konu/kurumsal-eposta.html) ve [hukuk bürosu dosya yönetimi](https://digitalbridge.com.tr/blog/hukuk-burosu-dosya-yonetimi.html) yazısına göz atabilirsiniz.

## Sık Sorulan Sorular

### KEP adresi nasıl alınır?

KEP adresi, BTK'nın yetkilendirdiği KEP hizmet sağlayıcılarından birine başvurularak alınır. Bireysel hesap için kimlik doğrulaması, şirket hesabı için ayrıca şirketi temsile yetkili kişiye ilişkin belgeler istenir. Hukuki sonuç doğuracak gönderimlerde ileti güvenli elektronik imzayla imzalandığından, gönderim yapacak kişinin e-imzası ya da mobil imzası olması gerekir.

### KEP ile normal e-postaya ileti gönderilebilir mi?

KEP sistemi KEP adresleri arasında çalışır ve delil niteliği bu yapı sayesinde oluşur. Karşı tarafın KEP adresi yoksa KEP'in sağladığı gönderim ve teslim kaydından yararlanamazsınız. Bu durumda noter ya da iadeli taahhütlü mektup gibi diğer yollar değerlendirilmelidir. Karşı tarafın KEP adresini sözleşmeye yazmak ileride işinizi kolaylaştırır.

### KEP ile gönderilen ihtarname geçerli mi?

Türk Ticaret Kanunu'nun 18'inci maddesi, tacirler arasında temerrüde düşürme, fesih ve sözleşmeden dönme ihbarlarının güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemiyle yapılabileceğini düzenler. Gönderim ve teslim kayıtları sağlayıcı tarafından tutulur. Somut uyuşmazlıkta sürelerin ve içeriğin doğruluğu için hukuk danışmanınızın görüşünü almanız önerilir.

### KEP hesabı ücretli mi?

Evet, KEP hizmeti BTK'nın yetkilendirdiği sağlayıcılar tarafından ücretli sunulur. Paket içeriğini ve ücreti her sağlayıcı kendisi belirler; bu nedenle karar vermeden önce birkaç sağlayıcının güncel koşullarını karşılaştırmak gerekir. Maliyeti değerlendirirken yalnızca hesap ücretine değil, gönderim yapacak yetkililerin e-imza ya da mobil imza ihtiyacına ve iletilerin şirket arşivinde nasıl saklanacağına da bakın.

### KEP ile UETS aynı şey mi?

Hayır. KEP, BTK yetkili sağlayıcıların sunduğu ve taraflar arası yazışmada delil sağlayan kayıtlı e-posta hizmetidir. Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) ise resmî tebligat için kullanılan ayrı bir sistemdir. Bir şirketin iki adresi birlikte bulunabilir ve her ikisinin de düzenli kontrol edilmesi gerekir.

### KEP kurumsal e-postanın yerine geçer mi?

Geçmez. KEP yalnızca KEP adresleriyle yazışır, hukuki sonuç doğuracak gönderimlerde güvenli e-imza gerektirir ve düşük hacimli resmî gönderimler için tasarlanmıştır. Teklif, sipariş, müşteri iletişimi ve iç yazışma kurumsal e-postada yürür. Doğru düzen, iki kanalı birlikte kullanmak ve KEP ile yapılan gönderimleri kurumsal evrak ve dosya arşivine bağlamaktır.