Kurumsal e-posta fiyatları; kullanıcı ve ortak kutu sayısına, depolama ve arşiv ihtiyacına, güvenlik özelliklerinin pakete dahil olup olmamasına, taşıma ve kurulum hizmetine, destek düzeyine, ödeme dönemine ve kura göre değişir. Teklifleri doğru karşılaştırmanın yolu kutu başı etiket fiyatı değil, üç yıllık toplam sahip olma maliyetidir.
Aynı posta kutusu için neden bu kadar farklı teklifler geliyor?
Satın alma masasına üç teklif gelir: biri hosting paketinin yanında "ücretsiz" mail, biri büyük bir platformun kullanıcı başı lisansı, biri de güvenlik ve yönetim özellikleri öne çıkan bir kurumsal e-posta hizmeti. Rakamlar birbirinden çok farklıdır ve ilk refleks en düşük satıra bakmaktır. Oysa bu üç teklif çoğu zaman aynı şeyi satmaz.
Birinde ortak info@ kutusu ayrı bir lisans sayılır, diğerinde ücretsizdir. Birinde arşiv ve gelişmiş tehdit analizi ek pakettir, diğerinde ürünün içindedir. Taşıma hizmeti bir teklifte dahil, diğerinde hiç yazılmamıştır. Karşılaştırma yapmadan önce aynı kapsamı yan yana koymak gerekir; hangi kapsamın size uygun olduğunu seçmek için kurumsal e-posta nasıl seçilir rehberimizdeki sekiz kritere bakabilirsiniz. Bu yazı ise o kapsamın bedelini belirleyen kalemlere odaklanıyor.
Yalnızca etiket fiyatına bakmanın maliyeti
Etiket fiyatına göre verilen kararın ilk bedeli israftır. Kimsenin kullanmadığı kutular, ayrılan çalışanlardan kalan lisanslar ve gereğinden büyük paketler her ay faturaya yansır. Bu sorun e-postaya özgü değil; bulut hizmetlerinin genelinde görülür:
Flexera'nın 750'den fazla bulut karar vericisiyle yaptığı 2026 State of the Cloud Report araştırmasına göre boşa giden bulut harcaması oranı beş yıl sonra ilk kez artarak %29'a çıktı; bulut harcamasını yönetmek katılımcıların %85'i için başlıca zorluk.
İkinci bedel, pakette olmayan güvenlik özelliğidir. FBI IC3 2025 Internet Crime Report verisine göre ABD'de 2025'te iş e-postası ele geçirme (BEC) kaynaklı 24.768 şikâyette toplam 3,05 milyar dolar kayıp bildirildi. Daha ucuz bir paketin sağladığı tasarruf, tek bir sahte ödeme talimatının yol açabileceği kaybın yanında çoğu zaman küçük kalır.
Üçüncüsü, bir ihlalin toplam faturasıdır. IBM Cost of a Data Breach Report 2026 bir veri ihlalinin küresel ortalama maliyetini, önceki yıla göre %12 artışla rekor düzey olan 4,99 milyon dolar olarak veriyor. Yedekleme ve arşivi "sonra bakarız" diye paketten çıkarmanın riski de benzer: yedekleme yazılımı üreticisi Veeam'in 900'den fazla BT ve güvenlik yöneticisiyle yaptığı Data Trust and Resilience Report 2026 araştırmasına göre fidye yazılımı mağdurlarının yalnızca %28'i etkilenen verilerin tamamını geri alabildi.
Kurumsal e-posta fiyatları neye göre değişir? 9 etken
Tekliflerdeki farkın neredeyse tamamı aşağıdaki dokuz kalemden gelir. Her teklifi bu listeyle okuyun ve boş kalan satırı sağlayıcıya sorun.
- Kullanıcı ve kutu sayısı. Çoğu hizmet kişi başına ücretlendirir; asıl fark ortak kutularda, takma adlarda ve dağıtım listelerinde çıkar.
muhasebe@ya dasatis@kutusunun ayrı lisans gerektirip gerektirmediğini sorun; ortak kutuların nasıl kurgulanacağını ortak posta kutusu yönetimi yazısında anlattık. - Depolama kotası. Kutu başına kota mı, kurum geneline havuz mu? Kota dolduğunda ne olduğu (mail reddi mi, ek ücret mi) bütçeyi doğrudan etkiler.
- Arşiv ve saklama. Silinen ya da eski maillerin ne kadar süre, nerede ve hangi ek bedelle saklandığı ayrı bir kalemdir. Saklama süresini ihtiyaçtan fazla uzatmak hem maliyet hem KVKK riskidir; dengeyi e-posta arşivleme ve KVKK rehberinde ele aldık.
- Güvenlik özellikleri. Gelen mail analizi, benzer alan adı tespiti, karantina ve oturum yönetimi pakete dahil mi, yoksa ayrı bir güvenlik ürünü mü satın alınacak? Alan adı kimlik doğrulamasının (SPF, DKIM ve DMARC) kurulumu ve izlenmesi de bu kaleme girer.
- Kimlik ve erişim yönetimi. Tek oturum açma, iki adımlı doğrulama ve işten ayrılanın erişimini kapatma ayrı araçla mı yapılıyor? Ayrılan kişinin kutusu açık kaldıkça hem lisans hem risk sürer; süreci işten ayrılan çalışanın e-posta erişimi yazısında işledik.
- Taşıma ve kurulum. Eski maillerin, kişilerin ve takvimlerin taşınması; DNS ve MX değişikliği; kullanıcı cihazlarının yeniden ayarlanması. Taşımanın emeğini belirleyen etkenler için e-posta taşıma rehberine bakın.
- Yapay zeka ve ek özellikler. Özetleme, sınıflandırma, çeviri gibi özellikler pakete dahil mi, bir kullanım tavanı var mı, tavan dolunca temel işlevler çalışmaya devam ediyor mu?
- Destek ve hizmet düzeyi. Destek hangi kanaldan, hangi saatlerde ve hangi dilde veriliyor? Yerinde destek ya da yönetilen hizmet ayrı ücretlendirilir mi?
- Ödeme dönemi, para birimi ve sözleşme. Aylık ile yıllık ödeme arasındaki fark, fiyatın hangi para biriminde ve hangi kurla hesaplandığı, taahhüt süresi ve çıkışta verinin nasıl teslim edileceği. Döviz bazlı fiyatlarda kur değişimi Türk lirası bütçesini doğrudan oynatır.
Kurumsal e-posta maliyeti için kontrol tablosu
Aşağıdaki tabloyu her teklif için doldurun. "Dahil" yazan satırın kanıtını demoda ya da sözleşmede görün; "ayrı" yazan satırın bedelini teklife ekletin.
| Maliyet kalemi | Teklifte sorulacak soru | Gözden kaçarsa ne olur? |
|---|---|---|
| Ortak kutular | Ayrı lisans mı, dahil mi? | Kutu sayısı arttıkça fatura beklenmedik büyür |
| Depolama | Kutu başına mı, havuz mu? Aşımda ne olur? | Mail reddi ya da zorunlu paket yükseltme |
| Arşiv | Süre, yer ve ek bedel ne? | Ayrı arşiv ürünü ya da KVKK'ya aykırı saklama |
| Güvenlik | Gelen mail analizi pakette mi? | Sonradan ek güvenlik ürünü alınır |
| Kimlik | Ayrılan çalışan tek işlemle kapanıyor mu? | Unutulan hesaplar lisans ve risk üretir |
| Taşıma | Kim yapıyor, kapsamı ne? | İç ekip mesaisi ve kesinti |
| Destek | Kanal, saat, dil? | Sorun anında bekleme |
| Ödeme ve kur | Hangi para birimi, hangi kur? | Bütçe sapması |
| Çıkış | Veri hangi biçimde teslim edilir? | Sağlayıcıya bağımlılık |
Grup şirketlerinde bu tabloya bir satır daha ekleyin: her şirket için ayrı hesap mı açılıyor, yoksa tek hesaptan birden çok şirket mi yönetiliyor? Ayrıntısı çok şirketli e-posta yönetimi yazısında.
Kurumsal mail tekliflerini karşılaştırmanın 5 adımı
- Envanter çıkarın. Kişisel kutuları, ortak kutuları, takma adları ve toplam depolamayı listeleyin; aktif olmayan hesapları ayıklayın. Pasif hesaplar temizlenmeden alınan teklif, israfı yeni sisteme taşır.
- Kapsamı yazılı sabitleyin. Güvenlik, arşiv, taşıma ve destek beklentinizi tek sayfada tanımlayın ve bütün sağlayıcılara aynı sayfayı gönderin.
- Üç yıllık toplamı hesaplayın. Abonelik, kurulum, taşıma, ek ürünler ve iç ekip zamanını aynı tabloda toplayın. Bulut hizmetlerinde sık unutulan kalemler için bulut geçişi maliyeti yazısı iyi bir kontrol listesidir.
- Pilotla doğrulayın. Bir departmanla birkaç hafta gerçek kullanım yapın; filtrenin yanlış alarm oranını, yönetim panelini ve destek hızını ölçün.
- Çıkışı baştan konuşun. Sözleşme bittiğinde verinin nasıl ve hangi biçimde teslim edileceğini yazılı alın. Yedeğin gerçekten geri yüklenebildiğini de yedekleme ve geri yükleme testi yöntemiyle sınayın.
Bu yaklaşım e-postaya özgü değildir; her yazılım yatırımında etiket fiyatı ile toplam maliyet arasındaki farkı yazılım projesi maliyeti yazımızda da benzer bir çerçeveyle anlattık.
Digital Bridge'de bu işi nasıl yapıyoruz?
Kurumsal e-posta için hazır bir fiyat listesiyle değil, ihtiyaç analiziyle başlıyoruz. Sonunda kapsamı, aşamaları ve bedeli açıkça yazan bir teklif veriyoruz.
- Keşif ve envanter. Mevcut kutularınızı, ortak adreslerinizi, depolama kullanımınızı ve alan adı kayıtlarınızı çıkarıyoruz. Hangi hesapların gerçekten kullanıldığını birlikte netleştiriyoruz.
- Güvenlik ve uyum değerlendirmesi. Siber güvenlik danışmanlığı kapsamında SPF, DKIM, DMARC ve ortak kutu yetkilerinizi inceliyoruz. Saklama süreleri ve yurt dışında tutulan veriler söz konusuysa KVKK uyum danışmanlığı ile birlikte ele alıyoruz.
- Geçiş planı ve pilot. Bulut geçiş ve altyapı danışmanlığı kapsamında taşıma yöntemini, DNS değişikliğini ve kesinti penceresini planlıyor, önce bir departmanla pilot yapıyoruz.
- Entegrasyon. E-postanın ERP, CRM ya da belge sistemiyle konuşması gerekiyorsa bağlantıları sistem entegrasyonları ekibimizle kuruyoruz.
Smart360'ta fiyatı belirleyen yapı
Kendi geliştirdiğimiz Smart360 ailesinde kurumsal e-posta ürünü SmartMail, kurumsal dosya yönetimi ürünü SmartFiles ile tek panelde ve tek kimlikle (SmartID) çalışır. Yukarıdaki tabloda ayrı satır olarak görünen bazı kalemler burada ürünün parçasıdır.
Ödeme aylık ya da yıllık yapılabilir; yıllık ödemede 12 ay yerine 10 ay ödenir. SmartMail ile SmartFiles'ı birlikte kullanacaklar için indirimli Aile Paketi vardır. Fiyatlar Türk lirası, ABD doları ya da avro olarak, günün TCMB kuruyla hesaplanır; güncel fiyatlar smart360.com.tr/satin-al sayfasında yayımlanır. Kurulum gerekmez; ödeme onaylandığı anda hesap açılır.
Somut bir senaryo düşünelim: muhasebe ve satış ekibi olan, iki ayrı şirketi bulunan bir firma. Her iki şirket tek hesaptan yönetilir ama hiçbiri diğerinin verisini görmez. muhasebe@ kutusuna erişen her kişiye dokuz izin türünden (görüntüleme, yazma-gönderme, silme, karantina vb.) yalnızca gerekenler ayrı ayrı verilir; parola paylaşılmaz.
Gelen her mail 12 sinyalle değerlendirilir ve gerekçesi yazılı rapor olarak görünür; kimlik doğrulama ve alan adı kontrolleri yapay zeka hakkı dolsa da çalışır. Bir çalışan ayrıldığında erişimi tek işlemle tüm ürünlerde kapanır; gelen bir ek tek tıkla SmartFiles alanına kaydedilir.
Sonraki adım
Teklif istemeden önce mevcut kutu listenizi ve bu yazıdaki kontrol tablosunu doldurun. Ardından iletişim sayfamızdan bize ulaşın; envanterinizi birlikte inceleyelim, ihtiyacınıza uygun kapsamı yazılı hâle getirelim ve SmartMail'i kendi alan adınızla kurulmuş bir ortamda gösterelim. E-posta ve belge yönetimiyle ilgili diğer rehberler Kurumsal E-posta ve Belge sayfamızda.