Telefon: 0 (552) 380 25 25 | Hafta içi 10:00–18:00 · Teknik destek 7/24
EBYS (elektronik belge yönetim sistemi), kurumun gelen-giden evrakını, iç belgelerini ve onay süreçlerini tek sistemde kayda alan, sürümleyen ve arşivleyen doküman yönetim yazılımıdır. Digital Bridge EBYS'yi kurumunuzun evrak düzenine göre geliştirir: her belgenin tek geçerli sürümü, kayıtlı bir onay geçmişi ve tanımlı bir saklama süresi olur.
Evrak yoğun çalışan kurumlarda sorun belge üretmek değil, belgeyi yönetmektir. Ortak klasörde "final", "final_son", "final_son_v2" çoğalır; imza bekleyen yazı bir masada ya da bir e-posta zincirinde bekler; denetim geldiğinde geçen yılın sözleşmesini ve onu kimin onayladığını bulmak saatler alır.
Sistem belgeyi kayda alınmasından imhasına kadar izler. Her belgenin tanımlı bir sahibi ve tarihli bir onay geçmişi olur; taranan evrak OCR ile içeriğinden aranabilir hâle gelir. Sonuç: aranan belgeye dakikalar içinde ulaşılır, onay bekleyen iş görünür, denetimde kayıt hazırdır.
Kâğıt ve elektronik evrak aynı kayıt defterine girer. Evrak numarası otomatik verilir; gönderen, ilgili birim, sorumlu kişi ve cevap tarihi izlenir, süresi yaklaşan evrak sorumlusuna hatırlatılır.
Belge düzenlenirken kilitlenir, aynı anda iki kişi farklı kopya üretmez. Her kayıt yeni sürüm oluşturur; önceki sürümler saklanır, geri alınabilir ve sürümler arası farklar görülür.
Belge türüne göre sıralı ya da paralel onay zinciri kurulur. Bekleyen onay kimde, ne zamandan beri bekliyor, görülür. E-imza ve mobil imza entegrasyonuyla ıslak imza için belge dolaştırma ihtiyacı azalır.
Taranan belgeler OCR ile metne çevrilir; dosya adı değil, belgenin içindeki bir cümle, vergi numarası ya da tutar aranabilir. Etiket ve üst veri alanlarıyla (tarih, taraf, proje, belge türü) filtrelenir.
Erişim birim, rol ve belge türüne göre verilir; gizli evrak için ayrı bir seviye tanımlanır. Kimin hangi belgeyi ne zaman görüntülediği, indirdiği ya da değiştirdiği kayıt altındadır.
Her belge türü için saklama süresi tanımlanır. Süresi dolan belgeler imha listesine düşer; imha onayla yürür ve tutanağı sistemde kalır.
Hangi belge türü hangi birimde üretiliyor, kimden onay alıyor, ne kadar saklanmalı; mevcut durum çıkarılır. Çıktı: belge türleri listesi ve saklama gereklilikleri.
Her belge türü için onay zinciri, erişim matrisi ve numaralandırma kuralı yazılır ve sizinle birlikte onaylanır.
Sistem geliştirilir; mevcut dijital arşiv sınıflandırılarak aktarılır, kâğıt arşiv taranıp OCR ile aranabilir hâle getirilir.
Kurumun tamamı bir günde değil, birim birim geçirilir. Her birime eğitim verilir, kullanım oturana kadar destek sürer.
Kişisel veri içeren belgelerin erişim kısıtı, saklama süresi ve imha kuralı sonradan eklenmez, tasarım aşamasında tanımlanır. Bir veri sahibi başvurusu geldiğinde o kişiyle ilgili belgeleri tek sorguyla listelersiniz. Süreci hukuki tarafıyla birlikte ele almak için KVKK uyum danışmanlığı sayfamıza bakın.
Resmî evrak kaydı ve çok kademeli onay zinciri gerekmiyorsa, dosyaları departman ve proje alanlarında toplayan, üzerine yazmak yerine her yüklemeyi yeni sürüm olarak saklayan ve kişi ya da departman bazında sekiz ayrı yetki veren Smart360 SmartFiles kurulum gerektirmeden kullanılabilir.
EBYS (elektronik belge yönetim sistemi), kurumun gelen-giden evrakını, iç belgelerini ve onay süreçlerini tek sistemde kayda alan, sürümleyen ve arşivleyen yazılımdır. Kamu kurumları ve belediyeler, hukuk ve mali müşavirlik büroları, inşaat ve taahhüt firmaları, sağlık kuruluşları, kalite yönetim sistemi yürüten işletmeler ve yoğun evrak trafiği olan diğer kurumlar kullanır.
Doküman yönetim sistemi, dosyaları sürümleyip yetkiyle paylaşmaya ve bulmaya odaklanır. EBYS buna resmî evrak kaydını ekler: gelen-giden evrak numaralandırılır, sorumlu birim ve cevap tarihi izlenir, belge türüne göre onay zinciri, saklama süresi ve imha süreci yürür. Resmî evrak kaydı ve çok kademeli onay gerekmiyorsa Smart360 SmartFiles gibi hazır bir dosya yönetimi yeterli olabilir.
Evet. Taranan belgeler OCR ile metne çevrilir ve tam metin aramaya dahil edilir. Böylece dosya adını bilmeden belgenin içindeki bir cümle, vergi numarası ya da tutar aranabilir. Sonuçlar tarih, taraf, proje ve belge türü gibi üst veri alanlarıyla filtrelenir. Mevcut kâğıt arşiv de geçiş sürecinde taranıp aranabilir hâle getirilebilir.
Evet. Belge türüne göre sıralı ya da paralel onay zinciri kurulur ve e-imza ile mobil imza entegre edilebilir. Bekleyen onayın kimde olduğu ve ne zamandan beri beklediği görülür. Kimin hangi belgeyi ne zaman onayladığı, görüntülediği, indirdiği ya da değiştirdiği kayıt altında tutulur; ıslak imza için belge dolaştırma ihtiyacı azalır.
Her belge türü için saklama süresi tanımlanır; süresi dolan belgeler imha listesine düşer, imha onayla yürür ve tutanağı sistemde kalır. Kişisel veri içeren belgelerin erişim kısıtı, saklama süresi ve imha kuralı tasarım aşamasında sisteme yazılır. Bir veri sahibi başvurusu geldiğinde o kişiyle ilgili belgeler tek sorguyla listelenebilir.
Sorunuz burada yok mu? Bize Sorun