Hangi Belgenin Son Hâli Hangisi? Tartışma Bitsin

Belgeler ortak klasörde "final", "final_son", "final_son_v2" adlarıyla çoğaldığında hangi sürümün geçerli olduğu belirsizleşir. Onaylar e-postada kaybolur, bir yıl önceki sözleşmenin nerede olduğu kimse hatırlamaz.

Digital Bridge olarak belgenin oluşturulmasından imhasına kadar tüm yaşam döngüsünü yöneten EBYS çözümleri geliştiriyoruz. Her belgenin tek bir geçerli sürümü, tanımlı bir sahibi ve izlenebilir bir onay geçmişi olur.

EBYS & Doküman Yönetimi — Digital Bridge

Temel Özellikler

Gelen & Giden Evrak Kaydı

Fiziksel ve elektronik evrak tek kayıt defterinde toplanır. Otomatik evrak numarası, kaynak, ilgili birim ve son işlem tarihi izlenir.

Versiyon Kontrolü & Kilitleme

Bir belge üzerinde aynı anda tek kişi çalışır. Her kayıt yeni versiyon üretir, önceki sürümlere geri dönülebilir, farklar görüntülenir.

Onay Akışı & E-İmza

Belge tipine göre paralel veya sıralı onay zincirleri. Elektronik imza ve mobil imza entegrasyonu ile ıslak imza gerekliliği azalır.

Tam Metin Arama & OCR

Taranan belgeler OCR ile metne dönüştürülür, içerikte arama yapılabilir hale gelir. Etiket ve meta veri ile hızlı filtreleme.

Yetkilendirme & Gizlilik

Birim, rol ve belge tipine göre erişim kontrolü. Gizli evraklar için ayrı seviye, tüm görüntüleme ve indirme işlemleri loglanır.

Saklama Planı & İmha

Belge türüne göre yasal saklama süreleri tanımlanır. Süresi dolan evraklar imha listesine düşer, süreç kayıt altında yürür.

Uygulama Alanları

Kamu kurumları ve belediyeler
Hukuk büroları ve danışmanlık şirketleri
İnşaat ve taahhüt projeleri
Sağlık kuruluşları ve hasta dosyaları

Kalite yönetim sistemi dokümantasyonu
Eğitim kurumları ve öğrenci kayıtları
Sigorta ve finans kuruluşları
İhracat-ithalat ve gümrük evrakları

Çalışma Sürecimiz

Belge Envanteri

Kurumda dolaşan belge türleri, üreten birimler ve mevcut onay yolları çıkarılır. Saklama gereklilikleri tespit edilir.

Akış & Yetki Tasarımı

Her belge tipi için onay zinciri, erişim matrisi ve numaralandırma standardı tanımlanır.

Geliştirme & Arşiv Aktarımı

Sistem geliştirilir; mevcut dijital arşiv sınıflandırılarak, fiziksel arşiv taranıp OCR ile aktarılır.

Birim Bazlı Devreye Alma

Kurum tek seferde değil, birim birim geçirilir. Her birimde eğitim verilir ve alışkanlık oturana kadar destek sürer.

KVKK Uyumu Baştan Kurgulanır

Kişisel veri içeren belgeler için erişim kısıtı, saklama süresi ve imha kuralları sisteme baştan işlenir. Veri sahibi başvurusu geldiğinde ilgili tüm belgeleri tek sorguyla bulabilirsiniz — detaylar için KVKK uyum danışmanlığı sayfamıza bakabilirsiniz.

0 (552) 380 25 25 EBYS Görüşmesi Talep Et

EBYS & Doküman Yönetimi