RPA ile Süreç Otomasyonu

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA): Kopyala-Yapıştır İşleri Robota

RPA (robotik süreç otomasyonu), bir çalışanın ekranda tekrar tekrar yaptığı kural tabanlı işleri, örneğin fatura girişini, sistemler arası veri aktarımını ve rapor hazırlamayı bir yazılım robotuna yaptırmaktır. Robotlarımızı açık kaynak Python ile geliştiriyoruz; API'si olmayan sistemlerde ekran üzerinden çalışır, her işlemi kaydeder, kural dışı durumu bir kişiye devreder.

Muhasebe her gün aynı formattaki faturaları ERP'ye tek tek girer; satış destek siparişi bir sistemden alıp kargo sistemine yazar; biri her pazartesi üç ayrı kaynaktan rapor derler. Bu işlerin kuralı bellidir, sürekli tekrar ederler ve dikkat dağıldığında hataya açıktır. Üstelik bu işlere ayrılan saatler, çalışanın asıl işinden eksilir.

RPA (Robotic Process Automation) bu adımları bir insanın ekranda yaptığı gibi yapar. Size özel otomasyonları Python tabanlı botlar, API entegrasyonları ve iş akışı kurallarıyla geliştiriyoruz. Robot mesai saatinden bağımsız çalışır; ekibiniz zamanını kural dışı durumlara ve asıl işine ayırır. Robot çalışanın yerini almaz, işin sıkıcı ve hataya açık kısmını üstlenir.

Örnek Senaryo: Tedarikçi Faturaları

Tedarikçi faturaları her gün muhasebenin ortak e-posta kutusuna PDF olarak gelir. Robot ekleri alır, OCR ile okur, sipariş ve cari kayıtlarıyla karşılaştırır; tutarlar uyuşan faturayı ERP'ye işler, uyuşmayanı nedeniyle birlikte muhasebe sorumlusunun onay listesine koyar. Ekip sabah işe geldiğinde faturaları satır satır girmek yerine yalnızca istisnalara bakar; her faturanın ne zaman, nasıl işlendiği kayıtta durur.

RPA süreç otomasyonu: yazılım robotunun tekrar eden ofis işlerini yürütmesi

Sık Otomatikleştirdiğimiz İşler

Fatura ve Belge İşleme

E-postaya veya klasöre gelen fatura, irsaliye ve dekontlar alınır, OCR ile okunur, sipariş ve cari kayıtlarıyla karşılaştırılır, ERP ya da muhasebe sistemine işlenir. Uyuşmayan belge onaya düşer.

Sistemler Arası Veri Aktarımı

Siparişin ERP'den kargo sistemine, e-ticaretten muhasebeye taşınması gibi aktarımlar otomatik yapılır. Sistemin API'si yoksa robot web arayüzü üzerinden çalışır.

E-Posta Sınıflandırma ve Yönlendirme

Gelen e-postalar içeriğine ve ekine göre ayrılır, doğru ekibe iletilir. Sipariş e-postası geldiğinde ERP'de kayıt açılır; ekip rutin yazışmayı elle ayıklamaz. Kurumsal e-postada SmartMail yapay zeka sınıflandırması gelen maili kural yazmadan fatura/ödeme, teklif/ihale gibi içerik türlerine ayırır ve özetini çıkarır.

Otomatik Raporlama

Günlük, haftalık veya aylık raporlar farklı kaynaklardan derlenir ve belirlenen kişilere Excel, PDF ya da yönetim paneli olarak gönderilir. Rapor sabah hazırdır, kimse derlemek için saat harcamaz.

Platformlar Arası Eşitleme

E-ticaret sitesi, muhasebe yazılımı ve kargo firması birbirine bağlanır: sipariş onaylanınca fatura kesilir, kargo kodu alınır ve müşteriye bilgi gönderilir.

Fiyat ve Stok Takibi

Tedarikçi siteleri ve B2B portallarda fiyat ve stok düzenli kontrol edilir. Fiyat düştüğünde ya da beklenen ürün stoğa girdiğinde satın alma sorumlusuna bildirim gider.

Nasıl Çalışıyoruz?

Süreç Keşfi

Adaylar listelenir; her işin ne sıklıkla yapıldığı, ne kadar zaman aldığı ve ne sıklıkla hata çıktığı ölçülür. Kazancı en yüksek ve kuralı en net süreçten başlanır.

Robot Geliştirme

Python, tarayıcı otomasyonu (Selenium) veya API ile robot yazılır. Her senaryo için hata durumunda ne olacağı ve işin kime devredileceği tanımlanır.

Gerçek Veriyle Test

Robot sizin verinizle, sizin kullanıcılarınızın onayıyla test edilir. Hata anında kime bildirim gideceği belirlenir, işlem kayıtları ayrıntılı tutulur.

Canlıya Alma ve İzleme

Robot üretim ortamına alınır, çalışma durumu panelden izlenir. Süreç ya da ekranlar değiştiğinde robot güncellenir.

Ayrı RPA Platformu Lisansı Gerekmez

Ticari RPA platformları genellikle robot ya da kullanıcı başına yıllık lisans ister. Biz otomasyonları açık kaynak Python ekosistemiyle geliştiriyoruz; kaynak kodu size teslim edilir, robot sayısı arttıkça lisans bedeli artmaz. Belgeden veri okuma ağırlıklı bir süreciniz varsa doküman OCR, sistemleri doğrudan bağlamak mümkünse API entegrasyonu sayfalarımıza da bakın.

Başlamadan Önce Sık Duyduğumuz Çekinceler

"Mevcut programlarımızı değiştirmemiz gerekir mi?" Hayır. Robot, ekibinizin kullandığı ekranlar üzerinden çalışır; sistemler doğrudan bağlanabiliyorsa daha sağlam yol olan API'yi öneririz.
"Robot yanlış bir şey yaparsa kim fark eder?" Her işlem kayda geçer, kural dışı durum bir kişiye devredilir ve hata anında belirlenen kişiye bildirim gider. Robot kontrolsüz çalışmaz.
"Büyük bir projeye girmek istemiyoruz." Gerekmiyor. Kuralı en net ve kazancı en yüksek tek bir süreçle başlar, sonucu gördükten sonra genişletirsiniz.
"Ekranlar değişince robot bozulmaz mı?" Süreç ya da ekranlar değiştiğinde robotu biz güncelleriz; robotun çalışma durumu panelden izlenir, teknik destek 7/24 sürer.

Sorun yalnızca gelen e-postalar ve ekleriyse ayrı bir robot gerekmeyebilir: SmartMail, fatura PDF ekinden tarafları, düzenlenme ve vade tarihini, KDV'yi ve genel toplamı dosya indirilmeden çıkarır. Kurumsal e-postanızı bu yetenekle kullanmak için SmartMail'i satın alın. Robot ise e-postanın ötesindeki adımlar, yani verinin ERP'ye, muhasebeye ya da kargo sistemine işlenmesi için devreye girer. Sistemi baştan size göre kurmak gerekiyorsa firmaya özel web yazılımı sayfamıza bakın.

Konuyu daha ayrıntılı okumak isterseniz: RPA nedir, robot hangi işleri devralır, süreç otomasyonuna hangi işten başlanır ve diğer yazılım ve otomasyon rehberleri.

Neden Digital Bridge? 2013'ten beri yazılım geliştiriyoruz; robotu yazan ekip, onu canlıda izleyen ve güncelleyen ekiptir. İlk adım bir süreç analizi: ekibinizin haftada en çok zaman harcadığı tekrar eden işleri bize anlatın, hangisinin robota uygun olduğunu ve nereden başlanacağını yazılı olarak önerelim.

0850 346 41 09 Süreç Analizi Talep Edin

En çok sorulan sorular

Sık Sorulan Sorular

RPA (robotik süreç otomasyonu) nedir?

RPA, bir çalışanın ekranda tekrar tekrar yaptığı kural tabanlı işleri, örneğin fatura girişini, sistemler arası veri aktarımını ve rapor hazırlamayı bir yazılım robotuna yaptırmaktır. Robot, işi bir insanın ekranda yaptığı gibi yapar; mesai saatinden bağımsız çalışır, her işlemi kayda geçirir ve tanımlı kuralın dışına çıkan durumda işi bir kişiye devreder.

Hangi ofis işleri RPA ile otomatikleştirilebilir?

Kuralı belli, sık tekrar eden işler en uygun adaylardır: fatura, irsaliye ve dekontların OCR ile okunup ERP'ye işlenmesi, siparişlerin sistemler arasında taşınması, e-postaların içeriğe göre sınıflandırılıp yönlendirilmesi, periyodik raporların derlenip gönderilmesi, e-ticaret, muhasebe ve kargo platformlarının eşitlenmesi ile tedarikçi sitelerinde fiyat ve stok takibi.

API'si olmayan eski programlarla RPA çalışır mı?

Evet. Sistemin API'si yoksa robot, kullanıcının kullandığı web arayüzü üzerinden çalışır; mevcut programlarınızı değiştirmeniz gerekmez. Sistemler doğrudan bağlanabiliyorsa API entegrasyonu daha sağlam bir yoldur, bu yüzden keşif aşamasında her süreç için hangisinin uygun olduğuna bakıyoruz. Süreç veya ekranlar değiştiğinde robotu biz güncelliyoruz.

Robot hata yaparsa ya da kural dışı bir durum çıkarsa ne olur?

Her senaryo için hata durumunda ne olacağı ve işin kime devredileceği geliştirme aşamasında tanımlanır. Kurala uymayan durumda robot işi bir kişiye devreder; örneğin siparişle uyuşmayan bir fatura onaya düşer. Hata anında belirlenen kişiye bildirim gider, tüm işlemler ayrıntılı kayıt altında tutulur ve robotun çalışma durumu panelden izlenir.

RPA için ayrı platform lisansı gerekir mi?

Hayır. Ticari RPA platformları genellikle robot ya da kullanıcı başına yıllık lisans ister. Biz otomasyonları açık kaynak Python ekosistemiyle, gerektiğinde Selenium ile tarayıcı otomasyonu veya API kullanarak geliştiriyoruz. Kaynak kodu size teslim edilir; robot sayısı arttıkça lisans bedeli artmaz ve otomasyonu ileride kiminle geliştireceğinize siz karar verirsiniz.

RPA projesi nasıl başlar?

Önce otomasyona aday işler listelenir; her işin ne sıklıkla yapıldığı, ne kadar zaman aldığı ve ne sıklıkla hata çıktığı ölçülür. Kazancı en yüksek ve kuralı en net süreçten başlanır. Robot geliştirildikten sonra sizin verinizle, sizin kullanıcılarınızın onayıyla test edilir ve ardından canlıya alınır. İlk adım olarak süreç analizi talep edebilirsiniz.

Sorunuz burada yok mu? Bize Sorun