Telefon: 0850 346 41 09 | Hafta içi 10:00–18:00 · Teknik destek 7/24
Doküman OCR, taranmış veya PDF belgedeki metni okuyup tarih, tutar, vergi numarası ve kalemler gibi alanlara ayıran teknolojidir. Kurduğumuz sistem fatura, irsaliye, sözleşme ve formları e-posta, klasör veya tarayıcıdan alır, alanları tanır ve ERP ya da muhasebe yazılımınıza aktarır. Emin olunamayan alanlar insan onayına düşer.
Muhasebe ekibi tedarikçi faturasını, depo sorumlusu irsaliyeyi, satış ekibi başvuru formunu satır satır sisteme yazar. Belge sayısı arttıkça bu iş personel saati yer, yanlış yazılan bir tutar veya vergi numarası da ay sonunda mutabakat sorunu olarak geri döner. Hangi verinin kim tarafından, hangi belgeden girildiğini sonradan izlemek de zorlaşır.
Kurduğumuz sistem belgeyi e-posta, klasör veya tarayıcıdan alır, OCR ile metni okur, yapay zeka ile alanları (tarih, tutar, vergi no, kalemler) tanır ve kontrol ettikten sonra ERP ya da muhasebe yazılımınıza aktarır. Her aktarılan kayıt kaynak belgeye bağlı kalır. e-Fatura ve e-Arşiv gibi zaten elektronik gelen belgelerde OCR'a gerek yoktur; bu belgelerin XML verisini doğrudan okuyup aynı akışa dahil ederiz.
Kağıt veya PDF faturadan satıcı, tarih, tutar, vergi numarası ve kalemler okunur. Toplamlar tutmuyorsa ya da tedarikçi kayıtlı değilse kayıt aktarılmadan onaya düşer.
Ürün kodu, miktar ve parti bilgisi okunup siparişle karşılaştırılır; eksik veya fazla gelen kalem mal kabulde görünür. Barkod ve QR ile çapraz kontrol yapılır.
Taraflar, bedel, başlangıç ve bitiş tarihleri, yenileme ve fesih koşulları çıkarılır. Tarihe bağlı yükümlülükler hatırlatma olarak takvime veya CRM'e aktarılır.
Kimlik kartı, pasaport, ehliyet ve başvuru formlarındaki alanlar okunur. Müşteri kaydı, sigorta başvurusu ve üyelik işlemlerinde elle veri girişini azaltır.
1D/2D barkod, QR ve DataMatrix kodlar okunur; seri numarası, lot, üretim tarihi ve stok kodu sisteme işlenir. Hat üzerinde kullanım için görüntü işleme ile birlikte çalışır.
Rapor, tahlil sonucu ve reçetelerden yapılandırılmış veri çıkarılır ve HBYS'ye aktarılır. Sağlık verisi KVKK kapsamında özel nitelikli veri olduğu için erişim yetkiyle sınırlandırılır.
Belge e-posta ekinden, izlenen bir klasörden, tarayıcıdan veya web yüklemesinden otomatik alınır.
Eğik taranmış, gölgeli veya düşük kontrastlı sayfalar okunmadan önce düzeltilir.
OCR motoru metni çıkarır; yapay zeka belgenin türünü ve tarih, tutar, vergi no gibi alanları tanır.
Güven puanı düşük alanlar insan onayına düşer. Onaylanan veri ERP veya muhasebe yazılımına API entegrasyonuyla yazılır.
Temiz bir PDF ile buruşuk bir irsaliye fotoğrafı aynı sonucu vermez; bu yüzden genel bir oran vaat etmiyoruz. Pilotta sizin gerçek belgelerinizle alan bazında doğruluğu ölçer, sonucu birlikte değerlendiririz. Emin olunamayan alanlar onaya düşer, böylece hatalı veri sessizce sisteme girmez. Standart dışı formlar için firmaya özel model eğitimi yapılabilir. Faturalarınız e-postayla geliyorsa Smart360 ailesindeki SmartMail, fatura PDF eklerinden tarafları, tarihleri, KDV ve toplamları dosyayı indirmeden çıkarır; SmartMail'i Smart360 üzerinden satın alabilirsiniz.
Belgeleriniz bir dosya arşivinde toplanıyorsa SmartFiles kurumsal dosya yönetimi yüklenen her belgeyi kendiliğinden analiz eder: faturalardan numara, tarih, satıcı, alıcı, VKN/TCKN, matrah, KDV ve toplamı tek tabloda çıkarıp CSV olarak verir; e-Fatura ve e-Arşiv XML dosyalarını doğrudan okur, taranmış PDF ve fiş fotoğraflarını görüntü analiziyle işler. Hazır bir çözümle hemen başlamak isterseniz SmartFiles'ı Smart360 üzerinden satın alabilirsiniz; okunan verinin onay akışıyla ERP'nize aktarılması gerekiyorsa bu sayfada anlatılan özel kurulumu yaparız.
Muhasebe ekibine tedarikçi faturaları kâğıt, PDF ve e-posta eki olarak karışık geliyor; e-Faturalar ayrıca portaldan indiriliyor. Kurulan akışta tüm belgeler tek girişte toplanır: e-Fatura XML'i doğrudan okunur, PDF ve taranmış faturalar OCR'dan geçer, toplamı tutmayan ya da kayıtlı olmayan tedarikçiden gelen fatura onay listesine düşer. Ekip satır satır yazmak yerine yalnızca işaretlenen alanlara bakar. ERP'ye aktarılan her kayıt kaynak belgesine bağlı kaldığı için ay sonu mutabakatında bir rakamın hangi belgeden geldiği izlenebilir.
Konuyu daha ayrıntılı okumak isterseniz: OCR ile fatura okuma rehberi, e-Fatura tarafı için e-Fatura entegrasyonu ve yapay zeka ile belge analizi yazılarımız. Tüm başlıklar yapay zeka rehberleri sayfasında.
Birkaç örnek belgenizi paylaşın; alanların nasıl okunduğunu sizin belgeleriniz üzerinde gösterelim, kapsamı yazılı teklifle iletelim.
Doküman OCR, taranmış veya PDF belgedeki metni okuyup tarih, tutar, vergi numarası ve kalemler gibi alanlara ayıran teknolojidir. Kurduğumuz sistem fatura, irsaliye, sözleşme ve formları e-posta, klasör veya tarayıcıdan alır, yapay zekayla alanları tanır ve ERP ya da muhasebe yazılımınıza aktarır. Emin olunamayan alanlar insan onayına düşer.
Gelen fatura ve dekont, irsaliye ve sevk belgesi, sözleşme ve hukuki belgeler, kimlik kartı, pasaport, ehliyet ve başvuru formları, barkod, QR ve DataMatrix etiketleri ile rapor, tahlil sonucu ve reçete gibi tıbbi evrak işlenebilir. Sağlık verisi KVKK kapsamında özel nitelikli olduğu için bu belgelerde erişim yetkiyle sınırlandırılır.
Kontrolden geçtikten sonra aktarılır. Toplamlar tutmuyorsa, tedarikçi kayıtlı değilse ya da bir alanın güven puanı düşükse kayıt aktarılmadan insan onayına düşer. Onaylanan veri ERP veya muhasebe yazılımına API ile yazılır ve her kayıt kaynak belgeye bağlı kalır; hangi verinin hangi belgeden geldiği sonradan izlenebilir.
Hayır. e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri zaten elektronik olarak, XML verisiyle gelir; OCR'a gerek yoktur. Bu belgelerin XML verisini doğrudan okuyup kağıt ve PDF belgelerle aynı akışa dahil ederiz. OCR ise kağıt, taranmış veya PDF olarak gelen belgeler için kullanılır; böylece iki tür belge de ERP veya muhasebe yazılımınıza aynı kontrol adımlarından geçerek aktarılır.
Temiz bir PDF ile buruşuk bir irsaliye fotoğrafı aynı sonucu vermediği için genel bir oran vaat etmiyoruz. Eğik, gölgeli veya düşük kontrastlı sayfalar okunmadan önce düzeltilir. Pilotta sizin gerçek belgelerinizle alan bazında doğruluk ölçülür ve sonuç birlikte değerlendirilir. Standart dışı formlar için firmaya özel model eğitimi yapılabilir.
Her zaman gerekmez. Smart360 ailesindeki SmartMail, e-postaya ekli fatura PDF'inden tarafları, düzenlenme ve vade tarihini, ara toplamı, KDV'yi, genel toplamı, belge numarasını ve vergi numarasını dosya indirilmeden çıkarır. Kağıt, taranmış veya farklı kanallardan gelen belgeler için ise ERP'ye aktarım yapan OCR sistemi kurulur.
Belge türlerinizi, aylık hacmi, belgelerin hangi kanaldan geldiğini ve verinin aktarılacağı ERP veya muhasebe yazılımını birlikte inceleriz. Doğruluğu kendi belge örneklerinizle ölçtükten sonra kapsam, aşamalar ve bedel yazılı teklifle iletilir. Faturaları ERP'ye aktarmadan arşivlemek ve temel alanlarını tablo olarak almak yeterliyse hazır SmartFiles da bir seçenektir.
Sorunuz burada yok mu? Bize Sorun