Doküman OCR & Sınıflandırma

Doküman OCR Nedir? Belgedeki Veriyi Elle Yazmayı Bırakın

Doküman OCR, taranmış veya PDF belgedeki metni okuyup tarih, tutar, vergi numarası ve kalemler gibi alanlara ayıran teknolojidir. Kurduğumuz sistem fatura, irsaliye, sözleşme ve formları e-posta, klasör veya tarayıcıdan alır, alanları tanır ve ERP ya da muhasebe yazılımınıza aktarır. Emin olunamayan alanlar insan onayına düşer.

Muhasebe ekibi tedarikçi faturasını, depo sorumlusu irsaliyeyi, satış ekibi başvuru formunu satır satır sisteme yazar. Belge sayısı arttıkça bu iş personel saati yer, yanlış yazılan bir tutar veya vergi numarası da ay sonunda mutabakat sorunu olarak geri döner. Hangi verinin kim tarafından, hangi belgeden girildiğini sonradan izlemek de zorlaşır.

Kurduğumuz sistem belgeyi e-posta, klasör veya tarayıcıdan alır, OCR ile metni okur, yapay zeka ile alanları (tarih, tutar, vergi no, kalemler) tanır ve kontrol ettikten sonra ERP ya da muhasebe yazılımınıza aktarır. Her aktarılan kayıt kaynak belgeye bağlı kalır. e-Fatura ve e-Arşiv gibi zaten elektronik gelen belgelerde OCR'a gerek yoktur; bu belgelerin XML verisini doğrudan okuyup aynı akışa dahil ederiz.

Doküman OCR ile fatura ve irsaliye verisinin okunup ERP sistemine aktarılması

OCR ile İşlenebilen Belge Türleri

Gelen Fatura & Dekont

Kağıt veya PDF faturadan satıcı, tarih, tutar, vergi numarası ve kalemler okunur. Toplamlar tutmuyorsa ya da tedarikçi kayıtlı değilse kayıt aktarılmadan onaya düşer.

İrsaliye & Sevk Belgesi

Ürün kodu, miktar ve parti bilgisi okunup siparişle karşılaştırılır; eksik veya fazla gelen kalem mal kabulde görünür. Barkod ve QR ile çapraz kontrol yapılır.

Sözleşme & Hukuki Belge

Taraflar, bedel, başlangıç ve bitiş tarihleri, yenileme ve fesih koşulları çıkarılır. Tarihe bağlı yükümlülükler hatırlatma olarak takvime veya CRM'e aktarılır.

Kimlik & Form İşleme

Kimlik kartı, pasaport, ehliyet ve başvuru formlarındaki alanlar okunur. Müşteri kaydı, sigorta başvurusu ve üyelik işlemlerinde elle veri girişini azaltır.

Barkod, QR & Etiket Okuma

1D/2D barkod, QR ve DataMatrix kodlar okunur; seri numarası, lot, üretim tarihi ve stok kodu sisteme işlenir. Hat üzerinde kullanım için görüntü işleme ile birlikte çalışır.

Tıbbi Evrak & Reçete

Rapor, tahlil sonucu ve reçetelerden yapılandırılmış veri çıkarılır ve HBYS'ye aktarılır. Sağlık verisi KVKK kapsamında özel nitelikli veri olduğu için erişim yetkiyle sınırlandırılır.

OCR Süreci: Belge Sisteme Nasıl Girer?

Belgenin Alınması

Belge e-posta ekinden, izlenen bir klasörden, tarayıcıdan veya web yüklemesinden otomatik alınır.

Görüntünün Düzeltilmesi

Eğik taranmış, gölgeli veya düşük kontrastlı sayfalar okunmadan önce düzeltilir.

Okuma ve Alan Tanıma

OCR motoru metni çıkarır; yapay zeka belgenin türünü ve tarih, tutar, vergi no gibi alanları tanır.

Kontrol ve Aktarım

Güven puanı düşük alanlar insan onayına düşer. Onaylanan veri ERP veya muhasebe yazılımına API entegrasyonuyla yazılır.

Doğruluğu Sizin Belgelerinizle Ölçüyoruz

Temiz bir PDF ile buruşuk bir irsaliye fotoğrafı aynı sonucu vermez; bu yüzden genel bir oran vaat etmiyoruz. Pilotta sizin gerçek belgelerinizle alan bazında doğruluğu ölçer, sonucu birlikte değerlendiririz. Emin olunamayan alanlar onaya düşer, böylece hatalı veri sessizce sisteme girmez. Standart dışı formlar için firmaya özel model eğitimi yapılabilir. Faturalarınız e-postayla geliyorsa Smart360 ailesindeki SmartMail, fatura PDF eklerinden tarafları, tarihleri, KDV ve toplamları dosyayı indirmeden çıkarır.

0 (552) 380 25 25 Örnek Belgelerle Demo İsteyin

En çok sorulan sorular

Sık Sorulan Sorular

Doküman OCR nedir?

Doküman OCR, taranmış veya PDF belgedeki metni okuyup tarih, tutar, vergi numarası ve kalemler gibi alanlara ayıran teknolojidir. Kurduğumuz sistem fatura, irsaliye, sözleşme ve formları e-posta, klasör veya tarayıcıdan alır, yapay zekayla alanları tanır ve ERP ya da muhasebe yazılımınıza aktarır. Emin olunamayan alanlar insan onayına düşer.

OCR hangi belgeleri okuyabilir?

Gelen fatura ve dekont, irsaliye ve sevk belgesi, sözleşme ve hukuki belgeler, kimlik kartı, pasaport, ehliyet ve başvuru formları, barkod, QR ve DataMatrix etiketleri ile rapor, tahlil sonucu ve reçete gibi tıbbi evrak işlenebilir. Sağlık verisi KVKK kapsamında özel nitelikli olduğu için bu belgelerde erişim yetkiyle sınırlandırılır.

OCR ile okunan veri ERP'ye doğrudan aktarılır mı?

Kontrolden geçtikten sonra aktarılır. Toplamlar tutmuyorsa, tedarikçi kayıtlı değilse ya da bir alanın güven puanı düşükse kayıt aktarılmadan insan onayına düşer. Onaylanan veri ERP veya muhasebe yazılımına API ile yazılır ve her kayıt kaynak belgeye bağlı kalır; hangi verinin hangi belgeden geldiği sonradan izlenebilir.

e-Fatura ve e-Arşiv faturalar için OCR gerekir mi?

Hayır. e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri zaten elektronik olarak, XML verisiyle gelir; OCR'a gerek yoktur. Bu belgelerin XML verisini doğrudan okuyup kağıt ve PDF belgelerle aynı akışa dahil ederiz. OCR ise kağıt, taranmış veya PDF olarak gelen belgeler için kullanılır; böylece iki tür belge de ERP veya muhasebe yazılımınıza aynı kontrol adımlarından geçerek aktarılır.

Doküman OCR doğruluk oranı nedir?

Temiz bir PDF ile buruşuk bir irsaliye fotoğrafı aynı sonucu vermediği için genel bir oran vaat etmiyoruz. Eğik, gölgeli veya düşük kontrastlı sayfalar okunmadan önce düzeltilir. Pilotta sizin gerçek belgelerinizle alan bazında doğruluk ölçülür ve sonuç birlikte değerlendirilir. Standart dışı formlar için firmaya özel model eğitimi yapılabilir.

E-postayla gelen faturalar için ayrı bir OCR sistemi gerekir mi?

Her zaman gerekmez. Smart360 ailesindeki SmartMail, e-postaya ekli fatura PDF'inden tarafları, düzenlenme ve vade tarihini, ara toplamı, KDV'yi, genel toplamı, belge numarasını ve vergi numarasını dosya indirilmeden çıkarır. Kağıt, taranmış veya farklı kanallardan gelen belgeler için ise ERP'ye aktarım yapan OCR sistemi kurulur.

Sorunuz burada yok mu? Bize Sorun