SmartFiles: Yapay Zeka Destekli Kurumsal Dosya Yönetimi
Smart ürün ailesi
SmartFiles nedir?
SmartFiles, kurum dosyalarını departman bazlı depo alanlarında toplayan, Digital Bridge'in geliştirdiği Smart360 ailesinden bir kurumsal dosya yönetimi hizmetidir. Her dosyanın sürüm geçmişini saklar, erişim yetkisini depo alanı düzeyinde kişi ve departman bazında verir ve yüklenen belgeleri yapay zeka ile kendiliğinden analiz eder.
Ortak sürücülerde erişim çoğu zaman "ya hep ya hiç"tir; "yüklesin ama silmesin" ihtiyacı klasör çoğaltılarak çözülür, belgenin son hâli dosya adındaki "v2", "son", "SON_SON" eklerinden tahmin edilir. SmartFiles'ta yetki sekiz ayrı başlıkta tek ekrandan verilir, sürümü sistem sayar, belgeyle ilgili iş, not ve yazışma da belgenin yanında durur. SmartFiles bulutta çalışır; kurumda kurulacak sunucu ya da yazılım yoktur.
- Yüklenen belge yapay zeka ile kendiliğinden özetlenir; belgeye ve klasöre soru sorulur (yapay zeka özellikleri)
- Kullanıcı sayısı sınırı yok; tek dosyada 1 GB'a kadar yükleme
- Web paneli, Android ve iOS uygulaması
- SmartMail, SmartPass ve diğer Smart ürünleriyle aynı kimlik (SmartID)
SmartFiles tanıtım görseli (SmartFiles.com.tr) — temsili veriyle hazırlanmış dosya ekranı.
Ortak klasörün üç bilinen sorununu nasıl çözer?
Dosya sunucusu ya da paylaşılan sürücü, şirket büyüdükçe kimin neye eriştiğini, hangi dosyanın güncel olduğunu ve belgeyle ilgili kararın nerede verildiğini bulanıklaştırır.
Ya hep ya hiç erişim
Ortak sürücüde "yüklesin ama silmesin" demek için klasör çoğaltılır, aynı belgenin birden çok kopyası oluşur. SmartFiles'ta sekiz yetki birbirinden bağımsız açılıp kapanır; muhasebe stajyeri yükler ama silemez.
Sürüm dosya adında
"Teklif_son_SON2.xlsx" gibi adlar ve üzerine yazılınca geri gelmeyen dosyalar. SmartFiles'ta aynı klasöre aynı adla yüklenen dosya yeni sürüm olur; kimin, ne zaman yüklediği yazar ve eski sürüm geri yüklenir.
Dağınık konuşma
Bir dosya hakkındaki karar mesajlaşma grubu, e-posta zinciri ve hafıza arasında kaybolur. SmartFiles'ta görev, onay, not, belge bağlantısı ve iç yazışma dosyanın yanında durur.
Kurumsal dosya yönetiminde SmartFiles'ın başlıca özellikleri
Depo alanı, kendi yetkileri olan en üst düzey çalışma alanıdır; klasörler onun içinde açılır. Klasör düzen aracıdır, erişim sınırını depo alanı çizer.
Departman bazlı depo alanları
Alanlar çoğunlukla departman başına, gerektiğinde proje başına açılır. Her alanın kendi yetki matrisi, rengi, etiketleri ve kullanım istatistiği vardır. Sınırsız derinlikte klasör; sürükle-bırak yüklemede klasör hiyerarşisi korunur. Kullanılmayan alan arşivlenir.
Sekiz bağımsız yetki
Okuma, yazma, düzenleme, silme, klasör oluşturma, yapay zeka, geçmiş ve not. Yetki kişiye ya da departmana verilir; departman değiştirenin erişimi kendiliğinden değişir, kurumdan çıkarılanın yetkileri otomatik temizlenir. Klasör belirli kişilere kısıtlanabilir.
Sürüm geçmişi ve karşılaştırma
Eski sürüm indirilir ya da geri yüklenir; geri yükleme yeni sürüm olarak eklenir, aradaki sürümler silinmez. PDF, Word, Excel ve metin dosyalarında iki sürüm satır satır yan yana karşılaştırılır.
Sıralı onay ve saklama
Belgenin son hâli iki ila altı kişinin sırayla onayına gönderilir, tamamlanınca "Onaylı" rozeti alır. Klasöre 1–30 yıl saklama süresi atanır; süresi dolan belge silinmez, sorumluya listelenir. Yasal saklama kilidi silme ve taşımayı engeller.
Çöp kutusu
Silinen dosya ve klasörler kurumun belirlediği süre (varsayılan 30 gün) bekler; klasörler içeriğiyle birlikte geri gelir. Kalıcı silme ayrı ve onaylı bir adımdır. E-posta ekleri de aynı kurallara tabidir.
Önizleme ve arama
Görsel, video ve PDF dosyaları, 2 MB'a kadar metin ve kod dosyaları ile CSV tabloları (ilk 500 satır) tarayıcıda açılır. Word, Excel ve PowerPoint önizlemesi yönetici açarsa 10 MB'a kadar çalışır. Aranan kelime dosya adlarında ve belgelerin içinde aranır.
Görev, not ve takvim
Dosyaya görev, onay ya da inceleme atanır, isteğe bağlı son tarihle. Dosya notları, belge ilişkilendirme (sözleşme–ek), alana özel etiketler ve iç yazışma. Belge tarihlerine hatırlatma; takvim Smart ürünleri arasında ortaktır.
Kurum dışıyla paylaşım
Yönetici açtığında 1–30 gün geçerli, isteğe bağlı parolalı ve indirme sınırlı bağlantı; filigranlı yalnız görüntüleme bağlantısı; karşı tarafın hesap açmadan belge yüklediği yükleme bağlantısı. Her indirme etkinlik geçmişine yazılır.
Kontrol listesi ve raporlar
Klasöre uygulanan kontrol listesi her çalışan, proje ya da müşteri alt klasöründe eksik belgeleri gösterir. Aylık rapor alan başına boyut, büyüme, yükleme/indirme ve dış paylaşımları CSV olarak verir. Word şablonundan belge üretilir.
SmartFiles'ta sekiz yetki neyi belirler?
Her yetki ayrı açılıp kapanır; biri diğerini gerektirmez. Yetkiler depo alanı başına, tek ekrandaki matristen kişiye ya da departmana verilir. Görev atama, bağlantılar, notlar ve yapay zeka sohbeti kimseye yeni erişim açmaz.
| Yetki | Açıkken kişi ne yapar? |
|---|---|
| Okuma | Dosyayı görür, önizler, indirir. Kapalıysa alan kenar çubuğunda hiç görünmez. |
| Yazma | Yeni dosya ve mevcut dosyaya yeni sürüm yükler. |
| Düzenleme | Dosya ve klasörü yeniden adlandırır, taşır. |
| Silme | Çöpe atar ve kalıcı siler. |
| Klasör oluşturma | Yeni klasör açar; düzenleme yetkisinden bağımsızdır. |
| Yapay zeka | Belge raporunu görür, belgeye ve klasöre soru sorar. |
| Geçmiş | Alanın hareketlerini görür, etkinlik geçmişini CSV olarak indirir. |
| Not | Not yazar, etiket uygular, not akışını izler. |
Depo alanı yetki matrisi. Smart360'ta ürüne atanan kişi matriste kendiliğinden satır olarak belirir; ayrıca "kullanıcı ekle" adımı yoktur.
SmartFiles'ta yapay zeka hangi işleri yapar?
SmartFiles'ta yapay zeka yüklenen belgeyi kendiliğinden okur ve özetler, belgeye ya da klasörün tamamına sorulan soruyu yanıtlar, faturalardan veri çıkarır, belgenin hangi klasöre gideceğini önerir ve iki sürüm arasındaki farkı özetler. Özet ve rapor yüklemeyle birlikte hazırlanır; sohbet kullanıcı soru sorduğunda çalışır. Her işlem kişinin görme yetkisi içinde kalır.
- Yüklemede otomatik belge analizi
- Dosya yüklendiği anda, kimse istemeden analiz başlar; menü açmak ya da bir işlem başlatmak gerekmez. Kısa özet dosya listesinde belgenin yanında, ayrıntılı rapor dosya ayrıntısında görünür. Kırk sayfalık bir sözleşmenin ne olduğu açmadan anlaşılır.
- Dört bölümlü belge raporu
- Rapor dört bölümden oluşur: Özet (belgenin ne olduğu tek paragrafta), Ana Noktalar (karar verecek kişinin bilmesi gereken maddeler), Yapı (bölümler, başlıklar, nerede ne olduğu) ve Dikkat Çeken Detaylar (ceza şartı, tarih, istisna gibi gözden kaçabilecek maddeler). Rapor bir kez üretilir ve saklanır; belge her açıldığında yeniden hesaplanmaz.
- Belgeyle sohbet
- Tek bir belgeye sorulan soru ("Fesih bildirimi kaç gün önce yapılmalı?") belgenin kendi metninden yanıtlanır. Soru, belgeyi indirmeden önizleme penceresinden de sorulabilir; yanıtlar sohbet geçmişinde kalır.
- Klasörle sohbet
- Soru bir klasördeki tüm belgelere birlikte sorulur. Örneğin bir proje klasöründeki ilerleme raporları tek tek okunmadan "son durumu özetle" denebilir.
- Klasör özeti
- "Klasörü yapay zeka ile özetle" düğmesi, klasördeki ve alt klasörlerdeki belgelerin özetlerinden birkaç maddelik bir özet yazar: klasörde hangi belgeler var, eksik görünen ne var, hangi tarih ya da koşula dikkat etmek gerekir. Özet saklanmaz, klasör değiştikçe yeniden oluşturulur; mobil uygulamada da kullanılır.
- Fatura verisi çıkarma
- Bir klasördeki faturaların numarası, tarihi, satıcısı, alıcısı, VKN ya da TCKN'si, matrahı, KDV'si ve toplamı tek tabloda toplanır ve Excel'de açılan CSV olarak indirilir. PDF faturalar, taranmış belgeler ve fiş fotoğrafları yapay zeka ile okunur; e-Fatura ve e-Arşiv XML dosyaları yapay zeka kullanılmadan doğrudan okunur. Yanlış okunan alan belge ayrıntısından düzeltilir; fatura olmayan belgeler tabloya alınmaz.
- Gelen kutusunda klasör önerisi
- Karışık gelen belgeler için bir klasör gelen kutusu yapılır. Her belge özetlendikten sonra konusu alandaki klasör adlarıyla karşılaştırılır ve en uygun klasör gerekçesiyle önerilir; uygun klasör yoksa belge yerinde kalır. Hiçbir belge kullanıcı onaylamadan taşınmaz.
- Sürüm farkı özeti
- Bir belgenin iki sürümü arasındaki değişiklikler maddeler hâlinde özetlenir; satır satır sürüm karşılaştırmasının yanında "ne değişti?" sorusuna kısa yanıt verir. Alanda yapay zeka yetkisi olan kişiye açıktır.
- Taranmış PDF okuma (ilk 10 sayfa)
- Tarayıcıdan çıkmış, metin katmanı olmayan PDF'lerin ilk on sayfası görüntü analiziyle metne çevrilir; ardından diğer belgeler gibi özetlenir ve soru sorulabilir hâle gelir. Kâğıttan taranmış bir sözleşme ya da resmî yazı da analiz dışında kalmaz.
- Belge içeriğinde arama
- Okunan her belgenin metni aranabilir bir dizine eklenir; arama kutusuna yazılan kelime belge içeriğinde de aranır ve eşleşen cümleyle gösterilir. Bu dizin yapay zekaya bağlı değildir: yapay zeka kapalı olsa bile metni okunabilen belgeler aranır.
SmartFiles'ın yapay zekası hangi dosya biçimlerini okur?
Yapay zeka 15 dosya biçimini okur. Metni çıkarılabilen 11 biçim doğrudan işlenir; 4 görsel biçimi görüntü analiziyle değerlendirilir, böylece taranarak arşivlenmiş bir evrak ya da ekran görüntüsü de anlaşılır hâle gelir.
- Word (docx)
- Excel (xlsx)
- Metin (txt)
- CSV
- Markdown
- JSON
- Log
- YAML
- INI
- Conf
- PNG
- JPG
- GIF
- WebP
Taranmış PDF'lerin ilk on sayfası görüntü analiziyle okunur. Parola korumalı belgelerin içeriği okunamadığı için analiz edilmez; belge yine yüklenir ve saklanır.
Ayrıntılı liste görünümü: sürüm sütunu her belgenin kaçıncı sürümde olduğunu gösterir. Yapay zekanın kısa özeti de dosya listesinde belgenin yanında görünür.
SmartFiles'ta yapay zeka hangi sınırlar içinde çalışır?
Kurumsal alıcının iki sorusu vardır: maliyet öngörülebilir mi, hassas bir arşivde yapay zeka kapatılabilir mi? İkisinin de yanıtı evettir. Yapay zeka kişinin yetkisi içinde, kurumun aylık kullanım hakkıyla çalışır; açık olup olmayacağına ve kimin kullanacağına kurum yöneticisi karar verir.
Ailenin tüm yapay zeka hizmetleri için Smart360 sayfasına, e-postadaki karşılıkları için SmartMail sayfasına bakabilirsiniz.
- Yetki içinde çalışma
- Sohbet ve klasör özeti yalnızca kişinin görme yetkisi olan dosyalardan üretilir; kısıtlı klasörlerdeki belgeler yetkisi olmayan kişinin sorularına ve özetlerine girmez. Yapay zeka sohbeti kimseye yeni erişim açmaz; yetki yalnızca yetki matrisinden değişir.
- Kişi bazlı izin
- "Yapay zeka", SmartFiles'taki sekiz bağımsız yetkiden biridir; depo alanı başına kişiye ya da departmana ayrı verilir. Rapor görmek ve soru sormak bu yetkiye bağlıdır; hassas bir arşivde yalnızca belirli kişilere açılabilir.
- Kurum genelinde kapatma
- Yapay zeka ayarlar ekranından kurum genelinde tamamen kapatılabilir; ürünün geri kalanı etkilenmez.
- Aylık kullanım hakkı
- Pakette aylık bir yapay zeka hakkı tanımlıdır; kullanım SmartFiles ayarlarından ve Smart360 kurum panelindeki ürün ürün kullanım istatistiklerinden izlenir. SmartFiles tek paketle sunulur; hak yetmediğinde ek yapay zeka paketiyle artırılır.
- Hak dolunca erişim sürer
- Aylık tavan dolduğunda yalnızca yapay zeka işlemleri bir sonraki döneme kadar durur. Dosyalara erişim kesilmez; yükleme, sürüm geçmişi, paylaşım ve içerik araması çalışmaya devam eder.
- Güvenlik yapay zekadan bağımsız
- Yetki denetimi ve etkinlik geçmişi yapay zekaya bağlı değildir; yapay zeka kapalıyken ya da hak dolduğunda da çalışır. Kişisel veri taraması (TC kimlik no, IBAN, kart no gibi) yapay zeka kullanmaz.
- Merkezi yapay zeka katmanı
- Analiz istekleri Smart360'ın merkezi yapay zeka katmanından geçer ve kurumun kullanım hakkına işlenir; ürün yapay zeka hizmetlerine doğrudan bağlanmaz. Belgeler kurumun kendi ayrı veritabanında ve depolama alanında durur, başka bir kurumun verisiyle aynı yerde tutulmaz.
- Denetim kaydında "Sistem"
- Smart360 ailesinde yapay zekanın kendiliğinden yaptığı işlemler denetim kaydında bir kişinin adıyla değil "Sistem" olarak görünür; insan eliyle yapılan işlem ile otomatik işlem birbirinden ayrılır.
SmartFiles'ta öne çıkan sınırlar ve varsayılanlar
| Ölçü | Değer | Ne anlama gelir? |
|---|---|---|
| Kullanıcı sayısı | Sınır yok | Sınır depolama alanıdır; gerekirse 100 GB'lık ek alan alınır. |
| Tek dosya boyutu | 1 GB | Daha büyük dosya seçilirse yükleme başlamadan bildirilir. |
| Bağımsız yetki | 8 | Okuma, yazma, düzenleme, silme, klasör, yapay zeka, geçmiş, not. |
| Sürüm tavanı | En çok 10 (varsayılan 10) | Belge başına saklanan sürüm; kurum yöneticisi düşürebilir. |
| Çöp kutusu | Varsayılan 30 gün | Süreyi kurum yöneticisi değiştirir. |
| Yapay zekanın okuduğu biçim | 15 | 11 metin/belge ve 4 görsel biçimi. |
| Belge raporu | 4 bölüm | Özet, Ana Noktalar, Yapı, Dikkat Çeken Detaylar. |
| Dış paylaşım bağlantısı | 1–30 gün | Parola ve indirme sınırı isteğe bağlı; istenen an iptal edilir. |
| Toplu indirme | 500 dosya / 2 GB | Klasör yapısı korunarak tek ZIP. |
| Sıralı onay | 2–6 kişi | Tamamlanınca sürüm "Onaylı" rozetiyle işaretlenir. |
SmartFiles kimler için uygun?
Departmanlara ayrılmış ve "kimin hangi dosyaya eriştiğini" tek yerden yönetmek isteyen kurumlar ile ortak sürücüden düzenli bir dosya arşivine geçen ekipler için.
Hukuk büroları
Dava dosyaları, dilekçe sürümleri ve kısıtlı klasörlerle müvekkil bazında erişim.
Muhasebe ve mali müşavirlik büroları
Müşteri klasörlerinde kontrol listesi, eksik belge için yükleme bağlantısı ve fatura verisi çıkarma.
Üretim ve ihracat firmaları
Kalite belgeleri, teknik çizimler ve tedarikçi sözleşmeleri departman alanlarında.
Sağlık kuruluşları
Alan ve klasör düzeyinde kısıtlı erişim, etkinlik geçmişi ve kişisel veri taraması.
Finans, hukuk ve satın alma ekipleri
Sözleşme, fatura ve teklifleri açmadan anlamak için yapay zeka raporu ve sohbet.
Proje ekipleri
Yanlış sürümün gönderilmesini ve silinen dosyanın kaybolmasını önleyen sürüm geçmişi ve çöp kutusu.
Belgeler nerede durur, kim görür?
Her kurumun belgeleri kendi ayrı veritabanında ve depolama alanında durur; başka bir kurumun verisiyle aynı yerde tutulmaz. Kimin neyi ne zaman yaptığı etkinlik geçmişinde kayıtlıdır. Kurum genelindeki süreçler için KVKK uyum danışmanlığı da veriyoruz.
Barındırma ve veri konumuna ilişkin ayrıntılar sözleşme aşamasında yazılı olarak paylaşılır.
Kişisel veri taraması
Metni okunabilen belgelerde TC kimlik numarası, IBAN, kart numarası, telefon ve e-posta aranır; sağlık, adli sicil, biyometrik ve sendika ifadeleri "olası özel nitelikli veri" olarak işaretlenir. Tarama yapay zeka kullanmaz, değerleri saklamaz.
Olağandışı etkinlik uyarısı
10 dakikada 100 ya da daha fazla indirme (toplu ZIP dahil), 10 dakikada 50 ya da daha fazla silme ya da 22:00–06:00 arasında oluşturulan dış paylaşım bağlantısı yöneticiye bildirilir. Uyarı işlemi durdurmaz, haber verir.
Etkinlik geçmişi
Tarih, kişi, işlem, hedef, ayrıntı ve IP adresiyle CSV olarak indirilir. IP adresinin saklama süresi 90 gün ile 10 yıl arasında seçilir (varsayılan 2 yıl); süre dolunca IP silinir, kayıt kalır.
Kısa ömürlü bağlantılar
İndirme ve önizleme bağlantıları birkaç dakika içinde geçersizleşir. Dış paylaşım varsayılan olarak kapalıdır; yalnızca yönetici açar.
Yasal saklama kilidi
Kilitli belge ve klasörler çöpe gönderilemez, kalıcı silinemez, taşınamaz; otomatik temizlik ve sürüm kırpma da bunları atlar.
Smart360 Security
SmartFiles giriş ekranı insan doğrulamasıyla bot trafiğine karşı korunur; oturum, girişin yapıldığı kurum adresine bağlıdır.
SmartFiles diğer Smart ürünleriyle nasıl çalışır?
SmartFiles, Smart ürün ailesinin (Smart360) kurumsal dosya yönetimi ürünüdür. Kurumsal hesap, çalışanlar, departmanlar ve abonelik Smart360 panelinden yönetilir; departman bir kez tanımlanır, SmartFiles'ta doğrudan kullanılır. Çalışan tüm ürünlere aynı kimlikle (SmartID) girer ve sağ üstteki menüden parola sorulmadan geçer.
- SmartMail: dosyalar indirilmeden, panelden çıkmadan e-posta eki olarak gönderilir (tek seferde en fazla 10 dosya); maildeki ek "SmartFiles'a kaydet" ile yazma yetkisi olunan alana kaydedilir. Her iki yönde yetki denetlenir.
- Ortak takvim: bir Smart üründe eklenen tarih diğerinde de görünür; "Yaklaşan tarihler" SmartMail yanıt hatırlatmalarını da içerir.
- SmartOperator, SmartPass, SmartPM ve SmartSales: ailenin diğer ürünleri. SmartOperator ve SmartPass aynı kimlik (SmartID), aynı kullanıcı listesi ve aynı Smart360 kurum paneliyle çalışır; SmartPM'e aynı Smart360 hesabıyla girilir; SmartSales ise ailenin e-ticaret ürünüdür.
- Esnek başlangıç: SmartFiles SmartMail olmadan da kullanılır; e-postayla gönderme SmartMail kullanan kurumlarda açılır.
Hangi cihazlarda kullanılır, nasıl satın alınır?
- Web paneli: tarayıcıda; telefonun tarayıcısında da açılır. Bulutta çalışır, kurumda sunucu kurulmaz.
- Mobil uygulama: Android ve iOS; depo alanları, arama, yapay zeka özeti, sürüm geçmişi, yükleme kuyruğu ve telefonla belge tarama. Giriş QR koduyla yapılabilir; yetkiler cihazla değişmez.
- Paket: tek paket, kullanıcı sayısı sınırı yok. Depolama alanı, aylık yapay zeka hakkı, sürüm geçmişi, belgeyle ve klasörle sohbet, ücretsiz dosya taşıma ve uzman kurulum desteği dahildir; kurulum ücreti yoktur.
- Ekler: 100 GB'lık ek depolama (tüm alanlar ortak kullanır) ve ek yapay zeka paketleri sonradan eklenebilir.
Paket ayrıntıları için SmartFiles paketleri sayfasına bakabilir, SmartFiles'ı Smart360 satın alma sayfasından çevrimiçi satın alabilirsiniz. Örnek verili paneli SmartFiles demosunda inceleyebilirsiniz.
Smart ürün ailesi
Smart360, Digital Bridge'in kurumsal uygulama ailesidir. SmartMail, SmartFiles, SmartOperator ve SmartPass tek kimlikle (SmartID) açılır ve tek kurum panelinden yönetilir; SmartPM'e de aynı Smart360 hesabıyla girilir, SmartSales ise ailenin e-ticaret ürünüdür. Ailenin giriş ekranları ve formları Smart360 Security ile korunur. İhtiyacınız olan ürünle başlar, diğerlerini sonradan eklersiniz.
Digital Bridge'in SmartFiles'taki rolü nedir?
SmartFiles'ı Adana merkezli yazılım şirketi Digital Bridge geliştirir. Depo alanlarının ve yetki matrisinin kurulması ile mevcut dosyaların taşınması ürünü geliştiren ekiple birlikte yapılır; sorularınız arada bir aracı katman olmadan ürünün ekibine ulaşır.
Dosya arşivi, kurumun diğer süreçleriyle bağlandığında daha çok değer üretir. Ürünün yanında şu hizmetleri de veriyoruz: EBYS ve doküman yönetimi, bulut geçiş danışmanlığı, doküman OCR, API entegrasyonu ve kuruma özel ihtiyaçlar için özel web yazılımları.
Dosya ve belge yönetimi rehberleri
- Kurumsal dosya yönetimi nedir? Ortak klasörden düzenli belge deposuna geçiş
- Dosya paylaşım yetkilendirme: kim neyi görmeli, kim silebilmeli?
- Dosya sürüm kontrolü: "son hali hangisi" karmaşasına son
- Dosya sunucusundan buluta güvenli geçişin 8 adımı
- Yapay zeka ile belge analizi: sözleşme ve faturayı okumadan anlamak
- Mali müşavirler için yapay zeka
Dosyalarınızı doğru kişide, doğru sürümde toplayalım
Departmanlarınızı, kimin neye erişmesi gerektiğini ve taşınacak dosyalarınızı birlikte çıkaralım; size uygun depo alanı düzenini hazırlayalım. SmartFiles'ı hemen çevrimiçi satın alabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
SmartFiles nedir?
SmartFiles, kurum dosyalarını departman bazlı depo alanlarında toplayan kurumsal dosya yönetimi hizmetidir. Her dosyanın sürüm geçmişini saklar, erişim yetkisini depo alanı düzeyinde kişi ve departman bazında verir ve yüklenen belgeleri yapay zeka ile kendiliğinden analiz eder. Digital Bridge tarafından geliştirilir ve Smart360 ürün ailesinin parçasıdır; bulutta çalıştığı için kurumda sunucu kurulmaz.
SmartFiles'ta bir kişi dosya yükleyip silemeyecek şekilde yetkilendirilebilir mi?
Evet. SmartFiles'ta okuma, yazma, düzenleme, silme, klasör oluşturma, yapay zeka, geçmiş ve not olmak üzere sekiz yetki vardır ve her biri ayrı açılıp kapanır. Kişiye yazma yetkisi verilip silme yetkisi kapalı bırakıldığında dosya yükler ama silemez. Bunun için klasör çoğaltmak gerekmez; yetkiler depo alanı başına tek ekrandaki matristen kişiye ya da departmana verilir.
Departman değiştiren çalışanın SmartFiles erişimi nasıl güncellenir?
Yetki departmana verildiyse kendiliğinden güncellenir. Departmana verilen yetkiyi o departmana geçen herkes alır; departman değiştiren kişinin erişimi otomatik olarak değişir, kurumdan çıkarılan kişinin yetkileri de otomatik temizlenir. Kişiye özel verilmiş yetkiler ise ayrıca gözden geçirilmelidir. Değişiklik açık ekranlara anında yansır, kullanıcının çıkış yapıp yeniden girmesi gerekmez.
SmartFiles'ta kaç sürüm saklanır, silinen dosya geri gelir mi?
Belge başına en çok 10 sürüm saklanır ve varsayılan değer 10'dur; kurum yöneticisi bu tavanı düşürebilir. Eski sürüm indirilebilir ya da geri yüklenebilir, geri yükleme yeni sürüm olarak eklenir. Silinen dosya ve klasörler çöp kutusunda kurumun belirlediği süre boyunca, varsayılan olarak 30 gün bekler ve klasörler içeriğiyle birlikte geri gelir.
SmartFiles'ta yapay zeka hangi işleri yapar?
SmartFiles'ta yapay zeka yüklenen her belgeyi kendiliğinden analiz eder: kısa özet dosya listesinde, dört bölümlü rapor (Özet, Ana Noktalar, Yapı, Dikkat Çeken Detaylar) dosya ayrıntısında görünür. Bunun yanında belgeyle ve klasörle sohbet, klasör özeti, fatura verisi çıkarma, gelen kutusu klasöründe klasör önerisi, iki sürüm arasındaki farkın özeti ve taranmış PDF'lerin ilk on sayfasını görüntü analiziyle okuma vardır. Tüm bu işlemler kişinin görme yetkisi içinde çalışır.
SmartFiles'ın yapay zekası başkasının dosyasından yanıt üretir mi?
Hayır. Belgeyle ve klasörle sohbette yanıt yalnızca kullanıcının görme yetkisi olan dosyaların içeriğinden üretilir; kısıtlı klasörler yetkisi olmayan kişinin sorularına girmez. Yapay zeka kurum genelinde kapatılabilir; açıkken sekiz yetkiden biridir ve kişi kişi verilir. Aylık kullanım tavanı dolduğunda yalnızca analiz durur, dosyalara erişim sürer.
SmartFiles'ın yapay zekası hangi dosya biçimlerini okur?
On beş biçim okunur: PDF, Word (docx), Excel (xlsx), TXT, CSV, Markdown, JSON, log, YAML, INI ve conf ile PNG, JPG, GIF ve WebP görselleri. Taranmış, metin katmanı olmayan PDF'lerin ilk on sayfası görüntü analiziyle okunur. Parola korumalı belgeler analiz edilemez ama yüklenir ve saklanır. e-Fatura ve e-Arşiv XML dosyaları yapay zeka kullanılmadan doğrudan okunur.
SmartFiles faturalardan hangi bilgileri çıkarır?
Bir klasördeki faturaların numarası, tarihi, satıcısı, alıcısı, VKN ya da TCKN'si, matrahı, KDV'si ve toplamı tek tabloda toplanır ve Excel'de açılan CSV olarak indirilir. e-Fatura ve e-Arşiv XML dosyaları yapay zeka kullanılmadan doğrudan okunur; PDF faturalar, taranmış belgeler ve fiş fotoğrafları yapay zeka ile okunur. Yanlış okunan bir alan belge ayrıntısından düzeltilir ve düzeltme tabloya yansır; fatura olmayan belgeler tabloya alınmaz.
SmartFiles'ın yapay zekası belgeleri kendiliğinden başka klasöre taşır mı?
Hayır. Bir klasör gelen kutusu yapıldığında, her belge özetlendikten sonra konusu alandaki klasör adlarıyla karşılaştırılır ve en uygun klasör gerekçesiyle önerilir; uygun klasör yoksa belge yerinde kalır. Öneriler kontrol edilip belgeler tek seferde yerlerine taşınabilir, ancak hiçbir belge kullanıcı onaylamadan taşınmaz.
SmartFiles'ta yapay zeka kullanım hakkı dolunca ne olur?
Pakette aylık bir yapay zeka hakkı tanımlıdır ve kullanım ayarlar ekranından ve Smart360 kurum panelinden izlenir. Hak dolduğunda yalnızca yapay zeka işlemleri bir sonraki döneme kadar durur; dosyalara erişim kesilmez, yükleme, sürüm geçmişi, paylaşım ve içerik araması çalışmaya devam eder. Yetki denetimi ve etkinlik geçmişi yapay zekaya bağlı değildir. Ek yapay zeka paketiyle kullanım sürdürülebilir.
SmartFiles'ta kullanıcı sayısı ve dosya boyutu sınırı var mı?
Kullanıcı sayısı sınırı yoktur; belirleyici olan depolama alanıdır ve gerektiğinde 100 GB'lık ek alan alınır, tüm depo alanları bu alanı ortak kullanır. Tek dosya için yükleme sınırı 1 GB'tır; daha büyük bir dosya seçildiğinde yükleme başlamadan bildirilir. Depolama sınırı aşılacaksa yükleme başlamadan reddedilir, böylece yarım kalan aktarım oluşmaz.
SmartFiles'tan kurum dışına dosya nasıl gönderilir?
Dış paylaşım varsayılan olarak kapalıdır ve kurum yöneticisi açar. Açıldığında 1 ile 30 gün geçerli, isteğe bağlı parolalı ve indirme sınırlı bağlantı oluşturulur; her indirme etkinlik geçmişine yazılır ve bağlantı istenen an iptal edilir. Yalnız görüntüleme bağlantısında indirme ve yazdırma kapalıdır, alıcı bilgisi filigran olarak görünür. Yükleme bağlantısıyla karşı taraf hesap açmadan belge gönderir.
SmartFiles SmartMail olmadan kullanılabilir mi?
Evet. SmartFiles tek başına kullanılabilir; dosyaları e-postayla gönderme özelliği SmartMail kullanan kurumlarda açılır. İki ürün birlikte kullanıldığında dosyalar indirilmeden SmartMail üzerinden ek olarak gönderilir, maildeki ekler de SmartFiles'a kaydedilir. Her iki ürüne ve Smart ailesinin diğer ürünlerine aynı Smart360 kimliğiyle (SmartID) girilir.
Sorunuz burada yok mu? Bize Sorun