Şirket belgelerinin saklama süresi belge türüne göre değişir: Türk Ticaret Kanunu ticari defterleri, finansal tabloları, ticari yazışmaları ve muhasebe belgelerini on yıl; Vergi Usul Kanunu defter ve belgeleri beş yıl; 5510 sayılı Kanun SGK'ya ilişkin defter ve belgeleri on yıl saklamayı öngörür. Uygulamada uzun olan süre esas alınır, kişisel veriler ise süre dolunca imha edilir.
Kısaca
- Ticari defter, bilanço, fatura, muhasebe belgesi ve ticari yazışmalar için güvenli kural: takvim yılı sonundan itibaren en az 10 yıl.
- VUK'taki 5 yıllık süre TTK'nın 10 yıllık süresini kısaltmaz; iki kanunun kapsamına giren belgede uzun süre uygulanır.
- e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter elektronik asıllarıyla saklanır; kâğıt çıktısı yerine geçmez.
- Süre dolan belge kendiliğinden "atılabilir" olmaz: kişisel veri içeriyorsa KVKK'ya göre imha edilmeli, dava ya da denetim varsa saklamaya devam edilmelidir.
- Saklama süresini klasör düzeyinde tanımlamak, dolan belgeleri listelemek ve yasal saklama kilidi koymak işi kişilerin hafızasından çıkarır.
Belge saklama süreleri neden şirketlerin başını ağrıtır?
Sorun genellikle kanunu bilmemek değil, belgenin nerede olduğunu bilmemektir. Faturalar muhasebe programında, sözleşmeler e-posta eklerinde, özlük evrakı İK'nın masaüstünde, eski yılların arşivi ise ofisteki bir dosya sunucusunda durur. Vergi incelemesi ya da işçi alacağı davası geldiğinde aranan belge çoğu zaman ya bulunamaz ya da birden çok sürümü çıkar.
Ters yönlü risk de en az bu kadar büyüktür: amacı biten kişisel veriyi yıllarca tutmak. Kişisel Verileri Koruma Kurumu 2025 Yılı Faaliyet Raporu verilerine göre Kurum'a 2025'te ulaşan ihbar ve şikâyetlerin 551'i kişisel verilerin silinmemesi, yok edilmemesi veya anonim hale getirilmemesiyle ilgiliydi. Yani "her şeyi sonsuza kadar saklayalım" yaklaşımı da güvenli liman değildir.
Arşivin kendisi de saldırı hedefidir. Sophos'un State of Ransomware 2024 verisine dayanan araştırmasında fidye yazılımına uğrayan kurumların %94'ü saldırganların yedeklerini ele geçirmeye çalıştığını söyledi ve bu girişimlerin %57'si başarılı oldu. On yıl saklamanız gereken belgeyi tek kopyada tutuyorsanız, saklama yükümlülüğünüz bir saldırıyla birlikte riske girer; korunma düzeni için fidye yazılımına karşı yedekleme rehberine bakın.
Hangi belge kaç yıl saklanır? (Özet tablo)
Aşağıdaki tablo Türkiye'de en sık karşılaşılan belge türleri için asgari süreleri özetler. Süreler 2026 itibarıyla yürürlükteki mevzuata göredir; sektörünüze özgü düzenlemeler (sağlık, finans, kamu ihaleleri) daha uzun süre isteyebilir.
| Belge türü | Dayanak | Asgari süre | Süre ne zaman başlar? |
|---|---|---|---|
| Ticari defterler, envanter, açılış ve ara bilançolar, finansal tablolar, yıllık faaliyet raporları | 6102 sayılı TTK md. 82 | 10 yıl | Son kaydın yapıldığı ya da belgenin düzenlendiği takvim yılının sonundan |
| Gelen ticari mektuplar, gönderilenlerin kopyaları (ticari e-postalar dahil kabul edilir) | TTK md. 82 | 10 yıl | Mektubun alındığı ya da gönderildiği takvim yılının sonundan |
| Fatura, irsaliye, gider pusulası ve diğer muhasebe belgeleri | TTK md. 82 ve 213 sayılı VUK md. 253 | 10 yıl (VUK'ta 5 yıl; uzun olan esas) | Belgenin oluştuğu takvim yılının sonundan |
| e-Fatura, e-Arşiv fatura, e-Defter | VUK ve TTK | 10 yıl, elektronik asıl olarak | Belgenin ait olduğu takvim yılının sonundan |
| SGK prim ve hizmet belgeleri, bordrolar, işyeri defter ve belgeleri | 5510 sayılı Kanun md. 86 | 10 yıl | İlgili yılı izleyen takvim yılından |
| Personel özlük dosyası | 4857 sayılı İş Kanunu md. 75 | Kanunda açık süre yok; uygulamada iş ilişkisi bittikten sonra en az 10 yıl | İş ilişkisinin sona ermesinden |
| İşe alınmayan adayların özgeçmişleri | 6698 sayılı KVKK md. 4 | İşleme amacı kadar; politikada kısa süre belirlenir | Başvuru sürecinin bitiminden |
Tabloda iki nokta sık atlanır. Birincisi, VUK'taki beş yıl ile TTK'daki on yıl birbirinin alternatifi değildir; tacir olan her şirket için on yıl uygulanır. İkincisi, özlük dosyası için kanunda yazılı bir süre bulunmadığından süre, olası alacak ve tazminat davalarındaki zamanaşımı dikkate alınarak şirket politikasında belirlenir; bu kararı hukuk danışmanınızla birlikte verin. Çalışan verisinin hangi amaçla işlendiğini KVKK kapsamında çalışan kişisel verileri yazısında ayrıntılı anlattık.
Saklama süresi ne zaman başlar ve ne zaman biter?
TTK'ya göre on yıllık süre, deftere son kaydın yapıldığı ya da belgenin oluştuğu takvim yılının sonundan başlar. Örneğin 15 Mart 2026 tarihli bir fatura için süre 31 Aralık 2026'da başlar ve 31 Aralık 2036'da dolar. VUK ve 5510 sayılı Kanun da süreyi ilgili yılı izleyen takvim yılından başlatır; bu yüzden pratikte "belge yılı + 10" hesabı işinizi görür.
Süre dolduğunda belge kendiliğinden imha edilmez ve edilmemelidir. Devam eden bir vergi incelemesi, dava ya da icra takibi varsa ilgili belge süreç bitene kadar saklanır. Kişisel veri içeren belgeler ise süre dolduktan sonra şirketin saklama ve imha politikasına göre silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir; KVKK'nın ikincil düzenlemesi periyodik imhanın en fazla altı aylık aralıklarla yapılmasını öngörür.
Elektronik belgeler nasıl saklanmalı?
TTK md. 82, defter ve belgelerin saklama süresi boyunca okunabilir ve erişilebilir kalmak şartıyla görüntü ya da veri taşıyıcılarda saklanmasına izin verir. Bu iznin bir istisnası vardır: açılış ve ara bilançoları ile finansal tablolar yalnızca taranmış görüntü olarak saklanamaz, asıllarının da korunması gerekir. Elektronik ortamda doğan belgenin asıl nüshası ise elektroniktir: e-Arşiv fatura ya da e-Fatura için yazıcı çıktısı saklamak yükümlülüğü karşılamaz, XML dosyası korunmalıdır. Aynı mantık e-Defter dosyaları ve berat için de geçerlidir.
E-posta özel bir durumdur. Sözleşme, sipariş ve teklif içeren ticari yazışmalar genel kabulle "ticari mektup" sayılır ve on yıl saklanır; ama kutuda kalan ek, kutu silindiğinde ya da çalışan ayrıldığında kaybolabilir. Ekleri belge arşivine taşımanın yolu e-posta eklerini arşivleme rehberinde, kutunun kendisinin ne kadar tutulacağı ise e-posta arşivleme ve KVKK yazısında.
Belge saklama düzeni 6 adımda nasıl kurulur?
Kanun maddelerini bilmek yetmez; düzenin her gün işlemesi gerekir. Aşağıdaki altı adım, küçük ve orta ölçekli bir şirkette birkaç haftada uygulanabilir:
- Belge envanteri çıkarın. Her departmanın ürettiği ve aldığı belge türlerini listeleyin; her birinin yanına dayanak kanunu ve asgari süreyi yazın.
- Tek arşiv yeri belirleyin. Masaüstü, kişisel bulut ve e-posta eki gibi dağınık konumları bırakın; belgeler departman bazlı tek bir kurumsal dosya yönetimi ortamında toplansın.
- Klasörü yıl ve belge türüne göre kurun. "Finans / 2026 / Alış faturaları" gibi bir yapı, süre hesabını klasör düzeyinde yapmanızı sağlar.
- Silme yetkisini daraltın. Belgeyi yükleyen herkesin silebilmesi, saklama süresini fiilen kısaltır; yükleme ile silme ayrı yetkiler olmalıdır.
- Sürüm ve geri dönüş güvencesi kurun. Üzerine yazılan bir sözleşme, saklama açısından kayıp sayılır; dosya sürüm kontrolü bu riski kapatır.
- Yıllık gözden geçirme takvimi koyun. Her yıl sonunda süresi dolan klasörler listelenir, kişisel veri içerenler imha tutanağıyla imha edilir, dava ya da denetim konusu olanlar kilitlenir.
Mali müşavirlik büroları gibi müşteri adına belge tutan işletmeler için ek ayrıntılar mali müşavirlik belge yönetimi yazısında.
SmartFiles ile belge saklama süreleri nasıl yönetilir?
Digital Bridge'in geliştirdiği SmartFiles kurumsal dosya yönetimi, saklama süresini kişilerin hafızasından alıp klasörün kendisine bağlar. SmartFiles'ta bir klasöre 1 ile 30 yıl arasında saklama süresi atanabilir; süresi dolan belgeler sorumlu kişiye listelenir ama kendiliğinden silinmez. Böylece imha kararı, KVKK politikanıza uygun şekilde bir insan tarafından verilir.
Somut bir senaryo düşünelim. Bir üretim firmasının finans ekibi, "Finans" depo alanında her yıl için alış faturaları, satış faturaları ve sözleşmeler klasörü açıyor ve bu klasörlere 10 yıllık saklama süresi atıyor. Muhasebe stajyerine yazma yetkisi veriliyor, silme yetkisi verilmiyor; sekiz ayrı yetki tek ekrandaki matristen yönetildiği için klasör çoğaltmaya gerek kalmıyor. Bir tedarikçiyle uyuşmazlık çıktığında kurum yöneticisi ilgili sözleşme klasörüne gerekçesiyle yasal saklama kilidi koyuyor: kilitli belgeler çöpe gönderilemiyor, kalıcı silinemiyor, taşınamıyor ve otomatik temizlikten de etkilenmiyor.
Her ay alan başına üretilen raporda saklama süresi dolmuş ya da 30 gün içinde dolacak belge sayısı yer alıyor; rapor CSV olarak indirilebiliyor. Etkinlik geçmişi, kimin hangi belge üzerinde ne zaman hangi işlemi yaptığını IP adresiyle birlikte kaydediyor ve CSV olarak indirilebiliyor. Metni okunabilen belgelerde TC kimlik numarası, IBAN ve kart numarası gibi kişisel veriler taranıp sayıları gösteriliyor; bu da imha listesinde hangi klasörün kişisel veri içerdiğini görmeyi kolaylaştırıyor.
SmartFiles e-Fatura ve e-Arşiv XML dosyalarını yapay zeka kullanmadan doğrudan okuyup fatura numarası, tarih, VKN ve toplam gibi alanları tek tabloya döküyor; PDF ya da taranmış faturalarda bu işi yapay zeka yapıyor. Yanlışlıkla silinen bir dosya, kurumun belirlediği süre boyunca (varsayılan 30 gün) çöp kutusundan geri alınabiliyor. Ayrıntılar ve paket içeriği için SmartFiles ürün sayfasını inceleyin.
Digital Bridge belge arşivi projelerinde nasıl yardımcı olur?
Digital Bridge, 2013'ten bu yana Adana merkezli olarak Türkiye'nin tüm illerine uzaktan ve yerinde hizmet veriyor. Belge saklama projelerinde önce belge envanterini ve saklama sürelerini sizinle birlikte çıkarıyor, ardından depo alanlarını, klasör yapısını ve yetki matrisini kuruyoruz. Ofisteki dosya sunucusunda ya da e-posta eklerinde duran eski yılların belgelerini yeni düzene taşıyoruz.
Saklama ve imha politikası, VERBİS kaydı ve imha tutanakları gibi kişisel veri tarafını KVKK uyum danışmanlığı kapsamında ele alıyoruz. Smart360 ailesinin diğer ürünleriyle birlikte çalışmak isterseniz SmartFiles'a SmartMail ile aynı kimlikle girilir ve e-posta ekleri doğrudan ilgili klasöre kaydedilir.
Sonraki adım: saklama sürelerinizi nereden kontrol etmeye başlamalısınız?
İlk iş, yukarıdaki tabloyu kendi belge türlerinizle doldurmak ve her satırın yanına belgenin bugün nerede durduğunu yazmaktır. Konumu "kişisel bilgisayar" ya da "e-posta eki" olan satırlar önceliğinizdir. Bu satırları tek bir arşive taşımak, saklama süresini klasör düzeyinde tanımlamak ve silme yetkisini daraltmak çoğu riski ilk ayda kapatır.
SmartFiles'ı satın almak için Smart360 satın alma sayfasını kullanabilir, özellikleri önce SmartFiles ürün sayfasında inceleyebilirsiniz. Mevcut arşivinizi birlikte değerlendirmek isterseniz iletişim sayfamızdan randevu isteyin. Kişisel veri boyutunu KVKK sözlük maddesinde özetledik; diğer rehberler güvenlik ve KVKK başlığında.